Pääluettelo

Käsikirjoitusten keräelmäkohtaiset pääluettelointitiedot sisältyvät kerääjäkortistoon ja arkistotietojärjestelmään, jotka yhdessä muodostavat koko käsikirjoitusaineiston kattavan pääluettelon.

Kerääjäkortiston tiedoista on luotu kerääjä- ja paikkakuntaluettelot, joilla voidaan etsiä aineistoja kerääjän mukaan ja topografisesti. Nämä ns. atk-luettelot ulottuvat vuoteen 1980.

Kortistoja voit käyttää tutkijasalissa. Joitakin kyselyitä ja kilpakeruita lukuunottamatta luettelointi- ja analyysitiedot on merkitty myös keräelmien tai käsikirjoitussidosten alkuun etulehdille.

Perinteen ja nykykulttuurin kokoelmien aineistoluettelo sisältää tiedot keräelmää laajemmista kokonaisuuksista.

Kerääjäkortisto

Kerääjäkortiston laajuus on noin 35 000 korttia. Siinä ovat tiedot arkistoon saapuneesta aineistosta vuoden 1987 loppupuolelle saakka. Kortisto on aakkostettu kerääjän, joissain tapauksissa kokoelman nimen mukaan. Saman kerääjän aineistoista ovat ensin S- ja KT-sidokset aikajärjestyksessä, sitten kansatieteelliset kuvaukset eli E-sidokset omana ryhmänään ja lopuksi kilpakeruut aikajärjestyksessä.

Kortissa on seuraavat tiedot: kerääjän nimi, keräelmän yksikkö- tai sivunumerot, saapumisvuosi, arkistosarja ja sidosnumero, kerääjän ammatti, perinnealuetunnukset, perinteen kotipaikat ja perinnelajit viitteineen. Korttiin on leimattu tieto myös mikrofilmauksesta.

ATK-listat

Atk-listat ovat ristiintaulukoituja tulostettuja luetteloja, jotka on saatu aikaan tallentamalla osa kerääjäkorttien tiedoista atk:lle. Kerääjä- ja pitäjälistoista on tehty myös tietokanta. Atk-listoihin kuuluvat kerääjälistat, joista ilmenee  kerääjän muistiinpanojen määrä perinnelajeittain ja pitäjittäin (kunnittain) sekä pitäjälistat, joissa on pitäjien (kuntien) muistiinpanojen määrä perinnelajeittain ja kerääjittäin. Tiedot on viety myös tietokantaan, joka on käytettävissä vain SKS:n asiakaskoneilta.”

Arkistotietojärjestelmä

Perinteen ja nykykulttuurin kokoelmien käsikirjoitusten, kuvien ja nauhoitteiden luetteloinnissa on käytetty vuodesta 1992 lähtien arkistotietojärjestelmää. Järjestelmään luetteloidaan jatkuvasti myös varhemmin arkistoon saapuneista aineistoista.

Tietojärjestelmä kattaa aineiston käsittelyn vaiheet arkistossa diarioinnista arkistointiin. Kuvailuelementteinä on käytetty mm. perinnelajeja, perinteen kotipaikkoja ja asiasanoja. Hakutulos sisältää viitteet arkistoaineistoon. Joitakin aineistoja on liitetty arkistotietojärjestelmään.

Arkistotietojärjestelmää voi käyttää arkiston Hallituskadun ja Joensuun toimipisteen tutkijasaleissa.