1. Rekisterinpitäjä

Suomalaisen Kirjallisuuden Seura
Hallituskatu 1, PL 259
00171 HELSINKI
Puh. (09) 13123 272
Internet: http://www.finlit.fi/kirjasto

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Henna Lehtinen
Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran kirjasto
Hallituskatu 1, PL 259
00171 HELSINKI
Puh. (09) 13123 207
Sähköposti: etunimi.sukunimi@finlit.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn/rekisterin käyttötarkoitus

Kirjailijoiden lyhyitä elämäkertatietoja ja tuotantoa koskevien tietojen järjestäminen tietokannaksi kirjaston tietopalvelun ja tutkimuksen käyttöön.

4. Henkilötietojen käsittelyn/rekisterin pitämisen peruste

Aineisto on koottu kirjailijoiden itsensä lähettämistä tiedoista (rekisteröidyn suostumus) sekä julkisista tietolähteistä (hakuteokset, sanoma- ja aikakauslehdet). Rekisteritietojen kaltaisia tietoja tarvitaan kirjaston tietopalvelutoiminnassa.

5. Rekisterin nimi

Suomen kirjailijat -tietokanta

6. Rekisterin tietosisältö

Tietokanta sisältää lyhyet elämäkertatiedot vuoden 1809 jälkeen tuotantonsa aloittaneista suomalaisista kirjailijoista, kirjallisuudentutkijoista ja keskeisistä kääntäjistä. Tiedostossa on tällä hetkellä n. 4900 kirjailijan tiedot.

Internet-version tietosisältö:

Sukunimi
Etunimet
Kutsumanimi
Nimimerkit
Oikea/entinen nimi
Syntymäaika
Syntymäpaikka
Sukupuoli
Kieli
Genre
Kirjalliset palkinnot
Kuolinaika
Kuolinpaikka

Vastauslomakkeessa kirjailijat antavat myös tietoja, joita ei siirretä tietokannan Internet-versioon, vaan tallennetaan erilliseen, vain rekisterin ylläpitäjän työaseman tiedostoon.
Tietokannan tietoja pyritään päivittämään jatkuvasti. Tietokannassa ei ole salaisiksi luokiteltavia tietoja. Kirjailija voi myös halutessaan kieltää tietojensa liittämisen tietokantaan (näin meneteltiin myös painettujen teosten osalta), vaikka olisikin lähettänyt tietonsa säilytettäviksi.

6a. Rekisterin tietolähteet

Kirjailijavastaukset, sanoma- ja aikakauslehdet sekä hakuteokset (esim. Kuka kukin on).
Kirjailijavastausten tietojenkeruulomake.

On huomattava, että osa kirjailijoiden tiedoista on jo muualla internetissä esim. kirjailijoiden omilla kotisivuilla tai kirjallisten järjestöjen sivuilla.

7. Henkilötietojen luovutukset/ säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta.

8. Rekisterin sisäinen käyttö

Kaikki kirjailijoiden antamat tiedot käsittävä versio on ainoastaan rekisterin vastuuhenkilön käytettävissä ja muokattavissa.

8a. Rekisterin suojaaminen

A. Manuaalinen aineisto

Painetut aineistot ovat yleisesti käytettävissä. Lähdeaineisto ei ole yleisön saatavilla.

B. ATK:lle talletetut tiedot

Rekisteriä säilytetään SKS:n suojatulla palvelinkoneella ja sinne pääsee ainoastaan SKS:n henkilökunta käyttäjätunnuksilla ja salasanalla.

Suomen kirjailijat -tietokannan suojaus on hoidettu asianmukaisesti ja tietoturvallisuudesta vastaa atk-henkilökunta. Ulkopuolisten mahdollisuus käsitellä rekisteriä on estetty.

9. Rekisterin yhdistäminen

–

10. Henkilörekisterien ja rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Rekisteritietoja säilytetään pysyvästi. Aineisto arkistoidaan lopullisesti SKS:n Kirjallisuusarkiston suljettuun virka-arkistoon. Mikäli tietoja joudutaan hävittämään (esim. tietojen luovuttajan pyynnöstä), silputaan paperiaineisto ja sähköinen aineisto deletoidaan. Tällaista ei ole toistaiseksi
tapahtunut.

11. Rekisteröidyn informointi

Rekisteröidyt ovat suostuneet tietojen julkaisemiseen painatteena. Tietojenkeruulomakkeessa on merkintä, että luovutettuja tietoja käytetään kirjaston tietopalvelussa ja että tietokannasta suunnitellaan supistettua Internet-versiota.

12. Rekisteröidyn tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus halutessaan tarkastaa ja ajantasaistaa tietonsa. Osa kirjailijoista päivittää oma-aloitteisesti tietojaan.

13. Tiedon korjaaminen

Rekisterin vastuuhenkilö vastaa virheellisen tiedon korjaamisesta rekisteröidyn ilmoituksesta tai muista julkisista lähteistä (sanoma- ja aikakauslehdet, hakuteokset) saatujen tietojen perusteella.

14. Rekisterihallinnon järjestäminen

Päätösvalta: SKS:n hallitus/Kirjaston johtaja
Toteutus: rekisterin vastuuhenkilö

15. Nimetään rekisteriasioita hoitava henkilö

Henna Lehtinen
Puh. (09) 13123 207
Sähköposti: etunimi.sukunimi@finlit.fi

15a. Rekisteriselosteen laatiminen ja saatavillapito

Rekisteriseloste on laadittu 15.8.2002 ja toimitettu Tietosuojavaltuutetulle.
sekä liitetty Suomen kirjailijat -tietokannan yhteyteen kirjaston kotisivulle.

Suomalaisen Kirjallisuuden Seura/
Pääsihteeri Tuomas M.S. Lehtonen

Rekisterin vastuuhenkilö
Kirjastonhoitaja Henna Lehtinen