Hankintapolitiikka

1. SKS:n arkiston tehtävä ja aineiston hankinta

Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran arkisto hankkii, säilyttää ja saattaa aineistoa käytettäväksi seuran tehtävien täyttämiseksi lain sallimissa rajoissa ja hyvän tavan mukaisesti. SKS:n tehtävä on edistää, tutkia ja tehdä tunnetuksi suomalaista kulttuuria.

SKS:n strategian mukaisesti seuran arkisto kartuttaa kirjallisuuden ja kulttuurien tutkimuksen, suullisen ja kirjallisen kulttuurin aineistoja, jotta SKS:n keskeisalojen kannalta olennaiset aineistokokonaisuudet saadaan talteen ja tutkijoiden ja kaikkien yhteisestä kulttuuriperinnöstä kiinnostuneiden käyttöön.

SKS:n arkiston hankinta perustuu luovutuksiin eli lahjoituksiin, joissa aineiston omistusoikeus siirtyy arkistolle. Arkisto ei ota aineistoja säilytettäväksi (deponointi), eikä ota vastaan kopioita muiden muistiorganisaatioiden kokoelmista.

Hankinnan lähtökohta on se, että aineisto on arkiston asiakkaiden käytettävissä. Aineistolla voi olla lainsäädännöstä tai luovuttajan toiveista johtuvia käyttörajoituksia, mutta arkisto ei ota vastaan aineistoja, jotka ovat pysyvästi käytöltä suljettuja.

SKS:n arkisto tekee aineistojen hankinnassa yhteistyötä Kansallisarkiston ja muiden yksityisten valtionapuarkistojen kanssa noudattaen yhdessä sovittua työnjakoa ja hankintapoliittisia linjauksia.

2. Aineiston henkilötiedot

SKS:n arkiston aineistot ovat luonteeltaan kulttuurihistoriallisia ja ovat sidoksissa tiettyyn aikaan ja paikkaan sekä ihmisiin. Henkilötietojen käsittely SKS:n arkistossa perustuu EU:n tietosuoja-asetukseen ja kansalliseen lainsäädäntöön ja se noudattaa KAM-sektorilla vakiintuneita toimintatapoja. SKS:n arkistolla on tietosuojalain mukainen oikeus henkilötietojen käsittelyyn yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa (4 §:n 4) ja erityisten henkilötietoryhmien käsittelyyn yleishyödyllisessä arkistointitarkoituksessa (6 §:n 1). SKS säilyttää luovuttajien yhteystietoja tulevia yhteydenottoja ja arkistointitarkoitusta varten.

Tietosuoja-asetusta sovelletaan lähtökohtaisesti kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn. Tähän on kaksi poikkeusta:

• asetusta ei sovelleta kuolleita ihmisiä koskeviin tietoihin (johdanto-osan 27. ja 158. kohdat)
• asetusta ei sovelleta anonyymeihin tietoihin eli sellaisiin tietoihin, jotka eivät liity tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön, tai joista tunnistettavuus on poistettu niin, ettei luonnollinen henkilö ole enää tunnistettavissa (johdanto-osan 26. kohta).

SKS:n arkisto minimoi henkilötietoja eli ei säilytä tai rekisteröi sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeettomia arkiston tehtävän täyttämiseksi. Arkisto varmistaa sisäisillä prosesseillaan, että säilytettävä henkilötieto on asianmukaista ja olennaista, ja rajoittuu siihen, mikä on tarpeellista suhteessa niiden käsittelyn tarkoituksiin. Henkilötietojen minimointia tehdään arkistollisista lähtökohdista, arvonmäärityksen ja seulonnan periaatteita noudattaen, niin että aineiston kulttuuriperintöarvo ei vaarannu.

Tietojen minimointi ei tuo velvollisuutta SKS:n aineiston taannehtivaan seulontaan ja hävittämiseen tai aineiston vastaanotosta kieltäytymiseen pelkästään sillä perusteella, että aineisto sisältää henkilötietoja. Arviointi aineiston vastaanottamisesta ja säilyttämisestä tehdään aina suhteessa arkistotoiminnan tarkoitukseen eli kulttuuriperinnön säilyttämiseen ja käytettäväksi saattamiseen. SKS:n kokoelmat ovat kertyneet vuosikymmenien ja vuosisatojen saatossa, joten laajamittainen uudelleenarviointi vaarantaisi niiden historiallisen arvon, käytettävyyden ja luotettavuuden. Tämä puolestaan johtaisi huomattaviin eettisiin ja käytännöllisiin ongelmiin.

SKS:n arkisto ottaa vastaan ja on aina ottanut vastaan aineistoa, jonka henkilötietoja luovuttajat tai muut aineistoa käsitelleet ovat minimoineet. Keruuvastauksia saadaan nimimerkillä, niin sanottua spontaanikartuntaa nimettömänä ja monien aineistojen kontekstitiedot ovat puutteelliset. Vastaanottopäätöksiä tehtäessä kiinnitetään huomiota siihen, miten minimointi on vaikuttanut aineiston kulttuuriperintöarvoon. Arkiston hankinta kohdistuu ensisijaisesti alkuperäisaineistoon. Kaikissa tapauksissa aineiston on oltava sisällöltään riittävän eheää ja siitä on oltava saatavilla riittävät kontekstitiedot sen kulttuuriperintöarvon määrittämiseksi.

SKS:n arkisto ei lähtökohtaisesti voi ottaa vastaan aineistoja, joiden kohdehenkilöille on luvattu anonyymiys, sillä sen säilymistä ei voida taata. Esimerkiksi ääninauhalta haastateltava on tunnistettavissa ja haastattelulitteraatioissa kontekstitiedot, kuten ikä ja paikkakunta, voivat johdattaa tunnistamiseen.

3. Hankinnan alueet ja hankintatavat

SKS:n arkistossa on kaksi kokoelmaa: kirjallisuuden ja kulttuurihistorian kokoelma sekä perinteen ja nykykulttuurin kokoelma.

Kirjallisuuden ja kulttuurihistorian kokoelmaan hankitaan aineistoja suomalaisilta kirjallisuuden alan toimijoilta, kuten kirjailijoilta, kääntäjiltä ja kirjallisilta yhdistyksiltä sekä SKS:n keskeisalojen tutkijoilta, vaikuttajilta ja luottamushenkilöiltä. Kokoelman aineistot muodostuvat pääosin henkilö- ja yhteisöarkistoista, joiden lisäksi voidaan erillisinä hankkeina tallentaa kulttuurisia tai kirjallisia ilmiöitä kuten päiväkirjoja tai kirjeitä kirjoittamisen lajeina.

Perinteen ja nykykulttuurin kokoelma tallentaa perinne- ja muistitietoa, kuten ihmisten kertomuksia ja kuvauksia omasta elinympäristöstään ja ajankohtaisista ilmiöistä tässä ja nyt. Aineistoa kartuttavat niin kulttuuriperinnön tallentamisesta kiinnostuneet yksityiset henkilöt ja yhteisöt kuin opiskelijat ja tutkijatkin. Aiheet vaihtelevat sananparsi-perinteestä ja paikallistarinoista yhteiskunnallisiin aiheisiin. Arkisto järjestää vuosittain useita keruita, joilla kerätään muistitietoa ja ajankohtaisia kertomuksia eri aihepiireistä.

Arkiston keskeiset hankintatavat ovat:

• yksityishenkilöiden ja yhteisöjen aineistoluovutukset
• teemalliset muistitietokeruut ja tutkijakyselyt
• haastattelu- ja dokumentointihankkeet.

Arkisto pitää yhteyttä edellä mainittuihin sidosryhmiinsä tiedottamalla toiminnastaan sekä neuvomalla ja opastamalla luovuttajia aineistojen säilyttämisessä ja järjestämisessä ennen kuin aineistot luovutetaan arkistoon. Arkisto tekee hankinnassaan yhteistyötä myös yliopistojen kanssa.

4. Aineistotyypit

SKS:n arkisto vastaanottaa kokoelmiinsa aineistoja teksteinä, kuvina, äänitteinä ja elävän kuvan tallenteina. Aineisto voi olla analogista tai digitaalista. Tekstiaineistot ovat esimerkiksi keruuvastauksia, muistitieto- ja kilpakirjoitusaineistoja, käsikirjoituksia, kirjeitä, päiväkirjoja, puheita tai esitelmiä. Kuvat voivat olla esimerkiksi valokuvavedoksia, negatiiveja, dioja ja piirroksia. Äänitteet ja videoaineistot saattavat olla esimerkiksi haastatteluja tai tilaisuustallenteita. Pääsääntöisesti arkisto ei ota kokoelmiinsa painotuotteita, muita julkaisuja ja omakustanteita.

5. Hankintakriteerit

Aineiston valintaan vaikuttavat hankintakriteerit, joiden perusteella aineistoa arvioidaan kokonaisuutena. Kriteerien painotus vaihtelee tapauskohtaisesti, ja jokaisessa tapauksessa arkisto tekee vastaanottopäätöksen kokonaisharkinnan perusteella.

• Aihe ja sisältö

Aineisto kuuluu aiheeltaan ja sisällöltään SKS:n arkiston hankinnan alueisiin, jotka on eritelty edellä kohdassa 3.

• Ikä

Aineisto on sen ikäistä, ettei se ole aktiivikäytössä, eli luovuttaja ei tarvitse sitä enää itse. Poikkeustapauksista tästä voidaan joustaa. Esimerkiksi muistitietokeruiden vastaajat voivat lainata kirjoituksiinsa liittyviä valokuvia digitoimista varten.

• Alkuperäisyys ja autenttisuus

Aineisto, esimerkiksi kirje tai päiväkirja, ei ole valokopio tai jäljennös. Aineiston, esimerkiksi haastattelun, sisältö on autenttinen tallennusvälineestä riippumatta.

• Eheys ja kattavuus

Arkistoaineiston eheys tarkoittaa sen säilymistä muuttumattomana. Aineiston todistusvoimaisuus syntyy sen eheydestä, eli siitä, että sen on sisällöllisesti alkuperäistä eli siinä muodossa, johon se on alun perin tehty, sitä ei ole valtuudettomasti muokattu tai se ei ole tahattomasti muuttunut. Vastaanottoon vaikuttaa myös aineiston kattavuus eli sen laajuus. Monipuolinen ja laaja henkilöarkisto kuvaa henkilön toimintaa ja elinpiiriä kattavammin kuin yksittäiset, irralliset dokumentit.

• Tietosisällön kulttuurihistoriallinen arvo

Aineisto sisältää arvokasta lähdeaineistoa tutkimukselle tai muille aineistosta kiinnostuneille toimijoille.

• Käyttöoikeudet

SKS:n arkiston tavoite on tarjota aineistonsa mahdollisimman vapaasti kaikkien yhteisestä kulttuuriperinnöstä kiinnostuneiden käyttöön. Aineiston käyttöä rajoittaa voimassaoleva lainsäädäntö, minkä lisäksi arkisto noudattaa asiakaspalvelussa omaa käyttösääntöään. Luovuttajan kanssa voidaan sopia määräaikaisista käyttörajoituksista silloin, kun ne ovat tarpeen esimerkiksi aineiston erityisen arkaluontoisuuden vuoksi.

• Kunto

Aineiston tulisi olla fyysisesti ja teknisesti vähintään kohtuullisessa kunnossa. Huono kunto ei kuitenkaan ole hylkäysperuste erityisen ainutkertaisen aineiston kohdalla. Aineiston fyysinen kunto (esim. home) voi estää aineiston vastaanottamisen.

• Tekninen muoto ja käytettävyys

Arkistolla on hyvät valmiudet vastaanottaa ja käsitellä eri tallennusalustoilla saapuvia aineistoja, mutta tallennusmuoto voi rajoittaa aineiston vastaanottoa. Arkiston ei ole mahdollista ylläpitää laitteistoa kaikkien tallennusmuotojen varalta. Esimerkiksi vanhojen ja harvinaisten sähköisten aineistojen tai video- ja kasettiformaattien kanssa tehdään tarvittaessa yhteistyötä muiden toimijoiden kanssa. Aineiston luovuttajia voidaan ohjata asioimaan näiden tahojen kanssa. Arkisto voi vain poikkeustapauksissa ottaa sellaisia aineistoja, joiden pitkäaikaissäilytyksestä se ei pysty huolehtimaan tai joista se ei teknisistä tai muista syistä pysty tarjoamaan asiakaspalvelua.

• Kontekstitiedot

Kulttuuriperintöaineiston arvoa ja sisällöllistä luotettavuutta lisää, jos aineiston syntyajasta ja -historiasta sekä aineistoon liittyvistä toimijoista ja paikoista on hyvät kontekstitiedot. Aineistoa koskevat tiedot tukevat aineiston tulkitsemista ja tutkimuskäyttöä. Kontekstitietojen puutteellisuus saattaa tehdä aineistoista vaikeasti tunnistettavan ja tulkittavan ja siten vähentää aineiston kulttuurihistoriallista arvoa. Esimerkiksi valokuvan oleellisia kontekstitietoja ovat kuvaaja, mahdolliset kuvattavat, kuvausajankohta ja -paikka.

• Aiemmat luovutukset, täydentäminen

Aineisto täydentää aikaisempia luovutuksia ja on merkittävä lisä muodostettuun aineistokokonaisuuteen.

• Luovuttajan tahto

Tapauksissa, joissa aineistoa voitaisiin luontevasti tarjota muihinkin muistiorganisaatioihin, noudatetaan luovuttajan tahtoa.

Hyväksytty hallituksen kokouksessa 13.5.2019.