Digitointipolitiikka

1. SKS:n arkiston tehtävä ja aineiston digitointi

Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran arkisto hankkii, säilyttää ja saattaa aineistoa käytettäväksi seuran tehtävien täyttämiseksi lain sallimissa rajoissa ja hyvän tavan mukaisesti. SKS:n tehtävä on edistää, tutkia ja tehdä tunnetuksi suomalaista kulttuuria.

SKS:n arkisto digitoi aineistoa osana päätehtäviään, sillä digitointi on säilymisen varmistamista ja käytettäväksi saattamista. Säilyvyyden ja käytettävyyden varmistaminen ovat osittain päällekkäisiä toimintoja: paljon käytetyt aineistot kuluvat eniten, tuhoutumisvaarassa oleva aineisto ei ole käytettävissä ja kysytyn aineiston käytön on syytä olla mahdollisimman sujuvaa.

2. Digitoitavan aineiston valinta

Digitoitavien aineistojen valintaa ja priorisoimista varten arkisto ylläpitää digitointisuunnitelmaa. Siinä ensisijaisia ovat kysytyt aineistot, jotka ovat kulttuurihistoriallisesti, tutkimuksellisesti tai yleisen kiinnostavuuden kannalta merkittäviä. Digitoitavan aineiston valintaan, järjestykseen ja kiireellisyyteen vaikuttavat valintaperusteet, joiden perusteella aineistoa arvioidaan kokonaisuutena. Perusteiden painotus vaihtelee tapauskohtaisesti, sillä arvioon vaikuttavat tekniset, sisällölliset ja käyttöön liittyvät seikat.

• Käytettävyys on valintaperuste, kun halutaan tuoda aineistoa entistä paremmin saataville. Parhaiten se toteutuu, kun käyttöoikeudet mahdollistavat aineiston vapaan välittämisen verkossa.
• Säilyvyyden varmistaminen on valintaperuste, kun alkuperäinen aineisto on tuhoutumisvaarassa tai altistuu kulumiselle, tai niiden käyttämiseen tarvittava tekniikka on vanhentumassa, tai alkuperäistä aineistoa ei saada arkistoitavaksi ja se kopioidaan digitoimalla kokoelmaan.
• Aineiston valmius digitointiin: Digitoitavien aineistojen on oltava riittävällä tavalla järjestettyjä ja kuvailtuja tai digitoinnin yhteydessä kuvailtavissa niin, että tiedostot voidaan nimetä yksilöllisesti ja yhdistää metatietoihin. Myös järjestämätön aineisto voi olla mukana digitointisuunnitelmassa, mutta aineisto on järjestettävä riittävälle tasolle ennen digitointia. Myös aineiston konservointitarpeet on huomioitava.
• Sisältö, kuten aineiston edustavuus tai ainutlaatuisuus ja sen merkitys osana aineistojen muodostamaa kokonaisuutta.

3. Digitoinnin osa-alueet

Arkiston digitoinnista voidaan erottaa kolme osa-aluetta: säilyvyyteen ja käytettävyyteen pohjautuva järjestelmällinen digitointi, digitointi erityistarpeisiin ja asiakastilaukset.

Arkiston järjestelmällisessä digitoinnissa etusijalle asetetaan mielekkäät kokonaisuudet, jotka käsitellään kattavasti ja kerralla. Jos digitoitavaan aineistokokonaisuuteen liittyviä aineistoja on useassa toimipisteessä, on digitointi järjestettävä koko kokonaisuudelle.

Digitointisuunnitelmaan sijoitetaan ennakoivasti tiedossa olevat erityistarpeet, kuten merkki- ja teemavuodet sekä SKS:n piirissä olevat tutkimushankkeet. Huomioon otetaan myös asiakas- ja sidosryhmäkontakteissa esiin tulevat käyttäjien toiveet digitoitavista aineistoista.

Asiakastilaukset tehdään voimassaolevien palveluehtojen mukaisesti yksittäisiin tarpeisiin. Asiakastilausten yhteydessä voidaan mahdollisuuksien mukaan digitoida laajempia kokonaisuuksia, johon asiakkaan tilaamat yksiköt sisältyvät. Kaikki digitointi tehdään arkistodigitoinnin laatuvaatimusten mukaisesti niin, että myös yksittäisten tilausten tuottamat tiedostot soveltuvat pysyväissäilytykseen.

4. Aineistotyypit ja digitoinnin tavat

SKS:ssa digitoidaan teksti-, valokuva-, äänite- ja videoaineistoja, joista tuotetaan pysyväissäilytykseen soveltuvia tiedostoja. Myös tekstiaineistot digitoidaan kuvamuotoisena. Digitointia tehdään arkiston toimipisteissä Helsingissä ja Joensuussa. Erityisesti äänitteiden ja videoiden digitointia voidaan teettää myös ostopalveluina SKS:n ulkopuolella. Arkiston oma digitointi ja ulkoinen digitointi tukevat toisiaan. Omaan digitointiin voidaan yhdistää muita työvaiheita, ja arkiston teknistä ja tiedollista digitointikapasiteettia on ylläpidettävä aineiston vastaanottamisen, asiakastilausten ja arkistotutkimuksen tarpeisiin.

Tavoitteena on ottaa tulevaisuudessa mukaan myös merkkimuotoinen digitointi. Merkkimuotoisten aineistojen kartunta keruissa ja kysyntä asiakaspalvelussa tulevat todennäköisesti lisääntymään, ja luetteloiden ja kortistojen merkkimuotoinen digitointi helpottaisi aineistojen käyttöä. Arkisto seuraa menetelmien kehittymistä.

5. Digitoitujen aineistojen käyttö

Digitoinnilla saavutettu käytettävyys tukee uusien käyttäjäryhmien, palvelumuotojen ja käyttötapojen löytämistä. SKS:n arkisto tarjoaa aktiivisesti aineistoja käyttäjille ja sidosryhmille ja tiedottaa valmistuneista digitoinneista. Tavoitteena on, että lainsäädännön uudistamisen ja kansallisten arkistosektorin yhteisten hankkeiden ja palveluiden myötä digitoitu aineisto tuodaan kuvailutietoineen mahdollisimman hyvin asiakkaiden saataville ja verkkokäyttöön.

Hyväksytty hallituksen kokouksessa 13.5.2019.