Arkistoaineiston luovutus- ja keruuohjeet

Kirjallisuuden ja kulttuurihistorian kokoelmaamme otamme vastaan kirjailijoiden, kääntäjien, kirjallisten yhdistysten ja SKS:n keskeisalojen toimijoiden toiminnasta syntyneitä alkuperäisaineistoja. Perinteen ja nykykulttuurin kokoelmaamme otamme vastaan perinne- ja nykykulttuurin aineistoja.

Käsikirjoitukset ja keruuvastaukset

• Kirjoita keruuvastauksesi valkoiselle A4-arkille vain paperin toiselle puolelle. Älä kirjoita aivan paperin reunoihin saakka. Älä käytä tarroja, teippejä, liimaa tai niittejä.
• Kirjoita eri liuskalle (tai sähköpostin viestikenttään) erikseen taustatiedot (syntymäaika, sukupuoli, ammatti sekä paikkakunta/paikkakunnat, joita vastaus koskee) sekä yhteystietosi, eli nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköposti sekä allekirjoitettu suostumuksesi siihen, että lähettämäsi aineisto arkistoidaan nimelläsi tutkimuskäyttöön SKS:n arkistoon. Taustatiedot ovat tärkeitä aineistojen tutkimuskäytölle. Voit antaa luvan myös yhteystietojesi arkistointiin pysyvästi.  
• Jos lähetät tekstiä liitetiedostona, käytä mieluiten doc-, rtf- tai txt-muotoa. Älä käytä ääkkösiä tai erikoismerkkejä tiedostojen nimissä.
• Kirjoituksia ei palauteta, joten ota itsellesi kopio.

Henkilöarkistot ja kirjallisten yhdistysten arkistot

• Henkilö- ja yhdistysten arkistot tulee säilyttää yhtenä kokonaisuutena. Arkistoaineiston hajottaminen osiin vaikeuttaa tutkijoiden työtä, peittää asiayhteyksiä ja hämärtää kokonaisuuksien hahmottamista.
• Aineiston luovuttaminen ei edellytä etukäteen järjestämistä, siitä huolehditaan SKS:n arkistossa.
• Aineistoa voi alustavasti lajitella asiakokonaisuuksiksi ryhmittelyohjeen mukaan.
• Aineiston käyttöehdoista voi neuvotella luovutuksen yhteydessä.

Valokuvat

Perinteen ja nykykulttuurin sekä kirjallisuuden ja kulttuurihistorian aineistot muodostavat omat kuvakokoelmansa.

• Otamme valokuvia vastaan lahjoituksina. Keruiden yhteydessä alkuperäiset kuvat voi myös lainata arkistoon kopiointia varten: liitä mukaan tieto, pitääkö kuvat tai negatiivit palauttaa vai ei. Laajempien kokonaisuuksien kopioinnista tulee sopia arkiston kanssa etukäteen. Alkuperäinen valokuva on paras arkistokappale ja siitä saadaan myös paras kopio. Kaikkea tarjottua aineistoa ei aina arkistoida, valintaan vaikuttavat kuvan informaatio, kuvaan liittyvän taustatiedon kattavuus sekä kuvan kunto.
• Kun lähetät valokuvia tai negatiiveja kirjoita jokaisesta kuvasta erilliselle paperille (ei kuviin) tärkeimmät tiedot: kuvausaika ja -paikka, aihe, henkilöt sekä kuvaaja. Kerro tarina, joka kuvaan liittyy. Myös luovutettaessa kuvia digitaalisessa muodossa vastaavat tiedot kannattaa kirjoittaa tiedostonimittäin erilliseen listaan.
• Jotta kuvasi eivät vahingoittuisi, vältä valokuvien kiinnittämistä mihinkään. Taitettu valkoinen paperi tai puhdas kirjekuori on hyvä suoja. Kiinniliimattuja valokuvia ei myöskään pidä irrottaa vaan lähetä valmiit albumit tai irralliset albumilehdet sellaisenaan. Arkiston kanssa voi neuvotella toimitustavasta ja sopia suurikokoisen aineiston toimituksesta.
• Jos vain osa kuvasta tai negatiiviliuskasta on tarkoitus kopioida, älä leikkaa vaan kerro se lisätietona. Älä kirjoita valokuviin tai liimaa niihin esim. osoitetarroja. Myös paperiliittimet ja niitit vaurioittavat kuvia.
• Jos aineisto on digitaalisessa muodossa, lähetä kuvatiedostot, älä niiden tulosteita. Lähetä kuvatiedostot mahdollisimman käsittelemättöminä. Tiedostot voi lähettää arkistoon tallennevälineillä (muistitikku, CD), sähköpostin liitetiedostona tai keruiden yhteydessä keruulomakkeella. Jos aiot skannata tai skannauttaa valokuvat arkistoa varten, katso lisäohjeita.
• Kuvaluovutukseen liittyvissä kysymyksissä ota yhteyttä.

Äänitteet

• Perinteen- ja nykykulttuurin sekä kirjallisuuden ja kulttuurihistorian kokoelmat muodostavat omat äänitekokoelmansa.
• Käytä äänityksessä tiedostoja tekevää äänitallenninta, joka tuottaa wav-, mp3- tai wma-tiedostoja
• Liitä mukaan äänitallenteen perustiedot (haastatteluaika ja -paikka sekä haastattelijan ja haastateltavan henkilötiedot) ja kuvaus haastattelun sisällöstä.
• Pyydä haastattelulle ja mahdolliselle arkistoinnille kirjallinen lupa.
• Puhu äänitteen alkuun haastatteluaika ja -paikka sekä haastattelijan ja haastateltavan nimi.
• Lue lisää äänittämisestä.

Tutustu myös arkiston esitteeseen!