Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran osastojen ohjesääntö

1. Viittaus johtosääntöön

Ohjesäännöllä tarkennetaan säännöissä ja johtosäännössä määriteltyä SKS:n organisaatiota, sen osastojen tehtäviä ja esimiesten vastuita.

2. Osastojen organisaatio ja tehtävät

Osastot ovat organisoituneet seuraavasti

  • Arkisto: käsikirjoitukset ja kuvat, äänitteet ja liikkuva kuva, SKS:n Joensuun perinnearkisto
  • Kirjasto: kokoelma-, lainaus- ja sisältöpalvelut
  • Tutkimusosasto: biografiakeskus, Edith, tutkimushallinto ja -projektit
  • FILI: kirjallisuusviennin edistäminen
  • Kustannusosasto: toimitus, myynti ja markkinointi
  • Hallinto- ja talousosasto: yleis- ja henkilöstöhallinto, talous, tietohallinto ja viestintä

SKS:n johtosäännössä mainittujen tehtävien lisäksi osastojen tehtävänä on

  • edistää suomalaisen henkisen kulttuuriperinnön ymmärtämistä, tuntemusta, tutkimusta ja tunnetuksi tekemistä
  • osallistua suomalaiseen ja kansainväliseen yhteistyöhön omalla toimialallaan.
  • Lisäksi osastot voivat antaa omaan toimialaansa ja toimintaansa liittyviä ohjeita.

Arkiston tehtävänä on lisäksi

  • kartuttaa perinteen ja nykykulttuurin sekä kirjallisuuden- ja kirjallisuushistorian kokoelmia ja huolehtia niiden käytettävyydestä
  • osallistua arkistoalan yhteishankkeisiin, joissa kehitetään mm. aineistojen käytettävyyttä ja saavutettavuutta
  • tarjota alansa opetusta ja opastaa kokoelmiensa käytössä tutkijoita ja muita tiedon tarvitsijoita.

Kirjaston tehtävänä on lisäksi

  • seurata erikoisalojensa tutkimus- ja julkaisutoimintaa sekä hankkia ja saattaa käyttöön erikoisaloja koskevaa tietoaineistoa
  • ylläpitää ja kehittää näiden tutkimusalojen tutkimus- ja tietopalveluja
  • valmistella ja tuottaa omaan toimialaansa kuuluvia julkaisuja ja verkkoaineistoja
  • opastaa kokoelmiensa käytössä tutkijoita ja muita tiedon tarvitsijoita.

Tutkimusosaston tehtävänä on lisäksi

  • koordinoida SKS:n tutkimustoimintaa
  • vastata SKS:n tutkimushankkeiden hallinnoinnista
  • julkaista suomalaisen kirjallisuuden kriittisiä editioita
  • ylläpitää ja kehittää Suomen kansallisbiografia -verkkojulkaisua
  • edistää tutkimusyhteistyötä yliopistojen ja tutkimuslaitosten kanssa Suomessa ja maailmalla.

FILIn tehtävänä on lisäksi

  • tukea suomalaisen kauno- ja tietokirjallisuuden vientitoimijoiden työtä kirjallisuuden kääntämiseksi ja julkaisemiseksi ulkomailla
  • tehdä suomalaista kirjallisuutta kansainvälisesti tunnetuksi mm. osallistumalla kirjallisuuden alan vienti- ja yhteistyöhankkeisiin
  • jakaa tarkoituksenmukaisella tavalla apurahat, joita varten FILI on saanut rahoituksen.

Kustannusosaston tehtävänä on lisäksi

  • laatia seuran julkaisuohjelma ja toteuttaa sitä
  • ennakkotarkastaa julkaistaviksi tarjotut käsikirjoitukset ja julkaisusuunnitelmat
  • myydä, jaella, varastoida ja markkinoida julkaisutuotteita.

Hallinto- ja talousosaston tehtävänä on lisäksi

  • edistää seuran tarkoituksen toteutumista yhteistyössä luottamushenkilöiden ja -elinten kanssa
  • valmistella sääntömääräiset asiat hallitukselle ja valtuuskunnalle sekä vastata päätösten toimeenpanosta ja seurannasta
  • hoitaa seuran taloutta ja omaisuutta, pitää yhteyttä valtionapuviranomaisiin ja suunnitella toiminnan rahoitusjärjestelyt
  • vastata seuran henkilöstöasioista
  • vastata seuran tukipalveluista
  • vastata seuran viestinnästä ja pitää yhteyttä jäsenistöön sekä SKS:lle keskeisiin koti- ja ulkomaisiin sidosryhmiin
  • koordinoida SKS:n kehittämistoimintaa ja tukea osastojen välistä yhteistyötä.

3. Johtamisjärjestelmä

Osastojen toimintaa valvovat SKS:n hallitus ja pääsihteeri.

Osastoja johtavat

  • arkistonjohtaja
  • kirjastonjohtaja
  • FILIn johtaja
  • kustannusjohtaja
  • sekä pääsihteeri, joka johtaa hallinto- ja talousosastoa sekä tutkimusosastoa.

Osastojen johtajat ja talousjohtajan nimittää pääsihteerin esityksestä SKS:n hallitus. Johtajan sijaisen määrää pääsihteeri. Muun henkilökunnan yli kuuden kuukauden pituiset työsopimukset tekee ja purkaa osastonjohtajan esityksestä pääsihteeri. Enintään kuuden kuukauden pituisten tehtävien hoidosta määrää osastonjohtaja.

Kuukautta pitemmät virkavapaudet osastojen johtajille myöntää SKS:n hallitus ja sitä lyhyemmät pääsihteeri. Kuukautta pitemmät virkavapaudet muulle henkilökunnalle myöntää pääsihteeri. Lyhyemmät virkavapaudet muulle henkilökunnalle myöntää osastonjohtaja.

Osastoilla voi olla yksiköitä, joita johtaa yksikön päällikkö. Yksiköiden päälliköt toimivat osastonjohtajan alaisuudessa yksikkönsä esimiehenä. Yksiköiden päälliköiden valta ja vastuu määritellään toimenkuvissa.

4. Pääsihteerin ja osastonjohtajien tehtävät

Pääsihteerin tehtävänä on johtosäännössä mainittujen tehtävien ohella

  • päättää tai viedä hallituksen päätettäväksi sellaiset yksittäisten osastonjohtajien päätäntävaltaan kuuluvat asiat, jotka merkitsevät SKS:lle merkittäviä pitkäaikaisia taloudellisia tai muita sitoumuksia
  • hyväksyä ja allekirjoittaa apuraha-anomukset
  • hyväksyä osastonjohtajia sekä hallinto-osaston ja tutkimusosaston yksiköiden päälliköitä koskevat laskut.

Osastonjohtajien tehtävänä on

  • johtaa ja kehittää osastonsa toimintaa ja tehdä toimialansa kehitystä koskevia esityksiä pääsihteerille ja hallitukselle
  • vastata osastonsa toimintasuunnitelman ja talousarvion laatimisesta, toteuttamisesta ja raportoinnista
  • valvoa SKS:aa koskevien säädösten, määräysten ja ohjeiden sekä osastonsa ohjesäännön noudattamista
  • hyväksyä osastonsa toimintaan liittyvät laskut
  • suorittaa muut SKS:n hallituksen ja pääsihteerin antamat tehtävät.

Lisäksi

Arkistonjohtajan tehtävänä on

  • päättää kokoelmien kartuttamisesta
  • neuvotella ja allekirjoittaa arkistojen luovutussopimukset.

Kirjastonjohtajan tehtävänä on

  • päättää kirjallisuuden hankinnoista.

FILIn johtajan tehtävänä on

  • allekirjoittaa neuvottelukunnan puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan kanssa FILIn neuvottelukunnan päättämät apuraha-, tuki- ja palkintopäätökset.

Kustannusjohtajan tehtävänä on

  • päättää julkaisuohjelmaan sopivien tietokirjojen hyväksymisestä julkaistavaksi
  • neuvotella ja allekirjoittaa julkaistavaksi hyväksyttyjen teosten kustannussopimukset
  • neuvotella kustannusyhteistyösopimukset, jotka pääsihteeri allekirjoittaa.

5. Pääsihteerin, osastonjohtajien ja muun henkilöstön kelpoisuusehdot

Pääsihteeri

  • Kelpoisuusehtona pääsihteerin toimeen on tehtävään soveltuva tohtorin tutkinto sekä käytännössä osoitettu kyky hallinto-, suunnittelu- ja johtotehtäviin.

Arkisto

  • Kelpoisuusehtona arkistonjohtajan toimeen on tehtävään soveltuva akateeminen tutkinto sekä käytännössä osoitettu kyky hallinto-, suunnittelu- ja johtotehtäviin. Arkistoalan koulutus ja perehtyneisyys arkistoalaan katsotaan eduksi.
  • Arkistotutkijoiden kelpoisuusehtona on tehtävään soveltuva ylempi korkeakoulututkinto ja arkistoalan kokemus tai koulutus.
  • Muun henkilökunnan kelpoisuusehtona on arkistoalan koulutus ja käytännössä osoitettu soveltuvuus kyseisten tehtävien hoitamiseen.

Kirjasto

  • Kelpoisuusehtona kirjastonjohtajan toimeen on tehtävään soveltuva ylempi korkeakoulututkinto ja siihen sisältyvä tai sen lisäksi suoritettu kirjastoalan koulutus sekä perehtyneisyys tieteellisten kirjastojen hallintoon.
  • Kirjastonhoitajan ja informaatikon kelpoisuusehtona on toimeen soveltuva ylempi korkeakoulututkinto ja siihen sisältyvä tai sen lisäksi suoritettu kirjastoalan koulutus.
  • Kirjastosihteerin kelpoisuusehtona on kirjastoalan keskiasteen tutkinto tai vastaava koulutus.
  • Muulta henkilökunnalta edellytetään tehtävään soveltuvaa tutkintoa ja käytännössä osoitettua soveltuvuutta kyseisten tehtävien hoitamiseen.

Tutkimusosasto

  • Kelpoisuusehtona tutkimusosaston johtajan toimeen on tehtävään soveltuva tohtorin tutkinto sekä käytännössä osoitettu kyky hallinto-, suunnittelu- ja johtotehtäviin. Kokemus monitieteisistä, kansainvälisistä tutkimusprojekteista katsotaan eduksi.
  • Muulta henkilökunnalta edellytetään tehtävään soveltuvaa tutkintoa ja käytännössä osoitettua soveltuvuutta kyseisten tehtävien hoitamiseen.

FILI

  • Kelpoisuusehtoina FILIn johtajan toimeen on tehtävään soveltuva ylempi korkeakoulututkinto, riittävä kokemus kansainvälisestä toiminnasta sekä käytännössä osoitettu kyky suunnittelu- ja johtotehtäviin. Mahdollisimman monipuolinen kielitaito katsotaan eduksi.
  • Muulta henkilökunnalta edellytetään tehtävään soveltuvaa tutkintoa ja käytännössä osoitettua soveltuvuutta kyseisten tehtävien hoitamiseen.

Kustannusosasto

  • Kelpoisuusehtona kustannusjohtajan toimeen on tehtävään soveltuva ylempi korkeakoulututkinto, kirjankustannusalan ja liiketalouden koulutus tai kokemus sekä käytännössä osoitettu kyky suunnittelu- ja johtotehtäviin.
  • Muulta henkilökunnalta edellytetään tehtävään soveltuvaa tutkintoa ja käytännössä osoitettua soveltuvuutta kyseisten tehtävien hoitamiseen.

Hallinto- ja talousosasto

  • Talousjohtajan kelpoisuusehtona on toimeen soveltuva kaupallis-hallinnollinen tutkinto ja käytännössä osoitettu kyky taloushallinnon suunnittelu- ja johtotehtäviin.
  • Muulta henkilökunnalta edellytetään tehtävään soveltuvaa tutkintoa ja käytännössä osoitettua soveltuvuutta kyseisten tehtävien hoitamiseen.

6. Ohjesäännön muuttaminen

Hallitus voi pääsihteerin esityksestä muuttaa tätä ohjesääntöä sekä antaa ohjesääntöä täydentäviä ohjeita ja määräyksiä.

Hyväksytty hallituksen kokouksessa 19.10.2015.