Tietosuoja arkistointi

Arkistotoiminta

Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran tarkoitus on säilyttää ja saattaa aineisto yleisön käytettäväksi tehtäviensä mukaisesti. SKS:n tehtävänä on edistää, tutkia ja tehdä tunnetuksi suomalaista kulttuuria. SKS käsittelee aineistoon liittyviä henkilötietoja yleishyödyllisessä arkistointitarkoituksessa henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön sallimassa laajuudessa. SKS noudattaa henkilötietojen käsittelyssä huolellisuutta ja suojaa käsiteltävät tiedot asianmukaisesti. Tietoja käsittelevät vain ne työntekijät, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Selvyyden vuoksi todetaan, että aineistoon ja sen luettelointitietoihin liittyvät henkilötiedot voidaan asettaa käytettäväksi henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön sallimassa laajuudessa.

SKS rekisterinpitäjänä ylläpitää rekisteriä luovuttajien yhteystiedoista myöhempiä, esimerkiksi tekijänoikeuksien tai käyttörajoitusten valvontaan liittyviä yhteydenottoja ja tutkimustarkoituksia varten ja noudattaa tähän liittyen omia henkilötietojen käsittelyä koskevia käytäntöjään.

SKS tekee yhteistyötä muiden kulttuuriperintöorganisaatioiden kanssa aineiston yleisön käytettäväksi saattamisessa. Yhteistyöhön voi liittyä henkilötietojen siirtämistä järjestämistä toiseen (esimerkiksi Finna-hakupalvelu), joka toteutetaan organisaatioiden välillä tehdyn sopimuksen perusteella ja yleisessä arkistointitarkoituksessa tai yleishyödyllisessä arkistointitarkoituksessa. Siirrettäessä henkilötietoja toiselle organisaatiolle SKS toteuttaa organisatoriset ja tekniset toimenpiteet, jotka tarvitaan tietojen suojaamiseksi asianmukaisella tavalla.

Henkilötietoja ei siirretä EU- tai Eta-maiden ulkopuolelle.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet on määritelty EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 17 art. ja tietosuojalain 32 § antavat mahdollisuuden poiketa rekisteröidyn oikeuksista asetuksen 15–21 artiklan osalta silloin, kun henkilötietoja käsitellään yleishyödyllisessä arkistointitarkoituksessa. Poikkeaminen on mahdollista esimerkiksi silloin, jos tietojen poistaminen tai muuttaminen on mahdotonta tai jos vaikeuttaa kulttuuriperintöorganisaation tehtävää kulttuuriperinnön kerääjänä, tallettajan ja käytettäväksi saattajana.

Jos haluat tehdä tietojasi koskevan tarkastuspyynnön, tulee se jättää kirjallisena SKS:n asiakaspalvelupisteisiin. Varaudu varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisterissämme olevana henkilönä Sinulla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että rikomme tietosuojalainsäädäntöä käsitellessämme henkilötietojasi.

Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot

Suomalaisen Kirjallisuuden Seura, SKS
Postiosoite: PL 259, 00171 Helsinki
Puhelin: 0201 131 231
Sähköpostiosoite:  tietosuoja@finlit.fi

Yhteyshenkilö: arkistonjohtaja Outi Hupaniittu, p. 40 581 7980.

25.5.2020, 19.6.2018