Itse kerättävä aineisto

SKS:n arkisto ottaa hankintapolitiikkansa mukaisesti vastaan perinne- ja muistitietoaineistoja sekä kirjallisuuden ja kulttuurihistorian alan toimijoiden aineistoja. Hankintapäätökseen vaikuttavat useat seikat, kuten aineiston sisältö, laajuus sekä käytettävyys. Lopullisen päätöksen aineiston hankinnasta teemme vasta, kun aineisto on kerätty ja valmis luovutettavaksi.

Ole arkistoon yhteydessä hyvissä ajoin ennen aineistonkeruun aloittamista, jotta voimme keskustella siitä, sopiiko aineisto meille, sekä varmistaa, että aineiston arkistointi ja asiakaskäyttö on mahdollista. 

Toimita meille sähköpostitse kuvaus, josta käy ilmi:

• aineistonkeruun aihepiiri, toteuttajat sekä aikataulu
• kuvaus siitä, millaista aineistoa aiot kerätä, keiltä ja millä menetelmällä. Huomioithan, että eri aineistotyyppeihin liittyy omat kysymyksensä. Mikäli keräät haastattelujen yhteydessä esimerkiksi valokuvia, valokuvat eivät ole luovutettavissa edelleen ilman, että niiden omistus-, käyttö- ja tekijänoikeuksista on sovittu riittävän selvästi. Vastuu sopimisesta on aineiston kerääjällä.
• tieto siitä, mihin tarkoitukseen aiot käyttää aineistoa, sekä suunnitelmasi aineiston ja siihen liittyvien metatietojen säilyttämisestä ja luovuttamisesta arkistoitavaksi

Suunnittele hankkeesi huolellisesti. Otamme vastaan vain sellaisia aineistoja, jotka voidaan antaa asiakaskäyttöön. Aineistot voivat sisältää yksiselitteisiä ja täsmällisiä määräaikaisia käyttörajoituksia, mutta ei sellaisia rajoituksia, jotka estävät asiakaskäytön.

Huomioi suunnitelmaa tehdessäsi, että aineiston mukana on hyvä olla vähintään vastaajien taustatiedot (esim. ikä, sukupuoli, paikkakunta) ja että aineiston luovuttaminen arkistoon ja sen asiakaskäyttö edellyttää vastaajilta pyydettyjä kirjallisia arkistointilupia. Lisäksi aineiston mukana on hyvä olla vastaajan yhteystiedot, mikäli vastaaja on halukas ne luovuttamaan, sillä tekijänoikeudet jäävät vastaajalle ja mahdollisuus kysyä suostumusta tekijänoikeudenalaiseen käyttöön lisää aineiston käyttömahdollisuuksia myöhemmin.

Liitä yhteydenottoosi tai toimita meille myöhemmin hankkeesi

• kyselylomake tai kirjoituskutsu
• lupalomake (lupa omaan tutkimuskäyttöösi ja toisaalta aineiston arkistointiin ja jatkokäyttöön on erotettava toisistaan niin, että vastaajan on halutessaan mahdollista suostua vain edelliseen;  lupalomakkeella kerätään myös mahdolliset tausta- ja yhteystiedot)
• mahdollinen tietosuojailmoitus ja aineistonhallintasuunnitelma

Autamme mielellämme etukäteen, jotta aineiston keruuta varten laaditut kirjoituskutsu ja arkistointiin tarvittavat lupapyynnöt ovat käytäntöjemme mukaiset.

Huomaathan, että emme poista tai muokkaa aineistoihin sisältyviä tunnistetietoja. SKS:n arkisto ei ota vastaan aineistoja, joissa vastaajille on luvattu, ettei heitä voida tunnistaa, sillä tätä ei voida taata. Aineiston anonymisointi puolestaan on toimenpide, joka vaikuttaa merkittävästi aineiston kulttuuriperintö- ja jatkokäyttöarvoon, eikä SKS:n arkisto sen takia lähtökohtaisesti ota valmiiksi anonymisoituja aineistoja.

Voit myös tarjota jo kerättyä, valmista aineistoa kokoelmiimme. Tällöin arvioimme vastaanoton tapauskohtaisesti, erityisesti huomioiden aineiston iän ja luonteen.

Aina, kun arkisto päättää ottaa aineiston vastaan, siitä tehdään luovutussopimus, jolla aineiston omistusoikeus siirtyy arkistolle. Luovutussopimuksessa on mahdollista sopia koko aineistoa koskevista määräaikaisista käyttörajoituksista.

Lisätietoja saat arkiston asiakaspalvelusta. Vastaamme kysymyksiisi mielellämme.