Anskaffningspolicy
Anskaffningspolicy för Finska litteratursällskapets arkiv
1. SKS:s arkivs uppgift och materialanskaffning
Finska litteratursällskapet har omfattande, kulturhistoriskt mycket värdefulla arkiv- och bibliotekssamlingar som det har utökat under hela sin verksamhet. Även internationellt skapar arkivmaterialet som fokuserar på traditioner och litteratur en unik helhet som reflekterar utvecklingen av samhället och kulturen i Finland.
Målet för anskaffningen vid SKS:s arkiv är att upprätthålla kontinuiteten av de för den finländska kulturen unika samlingarna och garantera att de även i fortsättningen reflekterar förändringar och mångfalden i samhället och kulturen i Finland. För detta fattar arkivet anskaffningsbeslut som kompletterar de existerande samlingarna och fortsätter att utöka och förvara material inom traditioner och litteratur även i förändrings- och brytningstider inom dessa områden. Materialet dokumenterar vardagen för finländare samt gemenskap som bor i Finland och deras medlemmar aktuellt, omfattande och varierande. Anskaffningspolicyn för SKS:s arkiv styr utökandet av material och säkerställer att betydelsen av samlingarna bevaras och förstärks i framtiden i och med anskaffningen. På detta sätt förstärker arkivets anskaffning den kulturella självförståelsen samt kännedomen om kulturarvet och historien.
Anskaffningen av SKS:s arkiv baserar sig på donationer, där äganderätten till materialet övergår till arkivet. Arkivet deponerar inte material och tar inte emot kopior från andra minnesorganisationers samlingar. Beslut om mottagande görs från fall till fall. Arkivet är öppet för allmänheten så utgångspunkten är att materialet är fritt tillgängligt för arkivets kunder. Materialet kan ha tidsbestämda användningsbegränsningar utifrån lagstiftningen eller donatorns önskemål, men arkivet tar inte emot material som är permanent avstängda för användning.
SKS:s arkiv samarbetar med Riksarkivet och andra privata statsunderstödda arkiv vid anskaffning av material enligt den gemensamt överenskomna arbetsfördelningen och de anskaffningspolitiska riktlinjerna.
2. Personuppgifter i materialet
Materialet i SKS:s arkiv är kulturhistoriskt och kopplat till en viss tid och plats samt människor. SKS har rätt att behandla personuppgifter mycket omfattande i de fall det gäller arkivändamål av allmänt intresse enligt dataskyddsförordningen och behandlingen behövs för arkivändamål och står i proportion till det mål av allmänt intresse som eftersträvas och den registrerades rättigheter (dataskyddslagen § 4 mom. 4). När dessa grunder uppfylls får kulturarvs- och forskningsmaterial bevaras med alla identifikationer – dvs. utan att anonymisera, men även utan att minimera, bara behandlingen behövs och står i proportion.
SKS:s arkiv tar emot och har alltid tagit emot material vars personuppgifter donatorerna eller andra som behandlat materialet har minimerat (till exempel insamlingssvar fås in med signatur), och kontextinformationen för många material är bristfälliga vid mottagande. Vid beslut om mottagande fästs uppmärksamhet vid hur minimering eller avsaknad av kontextinformation har påverkat materialets värde som kulturarv. Arkivets anskaffning riktar sig i första hand till originalmaterial som inte har minimerats. Materialet bör alltid vara tillräckligt intakt till sitt innehåll, och det ska finnas tillräckligt med kontextinformation för att definiera dess värde som kulturarv.
Utgångspunkten är att SKS:s arkiv inte kan ta emot material som berör personer som har lovats anonymitet, eftersom vi inte kan garantera det. Till exempel på ljudband kan personer som intervjuas identifieras och i transkribering av intervjuer kan kontextinformationen, som ålder och ort, leda till identifiering.
3. Områden och metoder för anskaffning
Det finns två samlingar i SKS:s arkiv: samlingen inom litteratur och kulturhistoria samt samlingen inom folkminne och samtidskultur.
Till samlingen inom litteratur och kulturhistoria skaffas material från finländska aktörer inom litteratur, såsom författare, översättare och litteraturföreningar samt forskare, influencers och förtroendevalda inom SKS:s centrala områden. Samlingens material består i huvudsak av person- och gemenskapsarkiv.
Samlingen inom folkminne och samtidskultur bevarar kunskapsarv och muntliga traditioner, såsom människors berättelser och beskrivningar av sin egen livsmiljö och aktuella företeelser här och nu. Materialet utökas av såväl privatpersoner och gemenskap intresserade av att bevara kulturarvet som studerande och forskare. Teman varierar från ordspråk och lokala berättelser till samhällsteman. Arkivet arrangerar årligen flera insamlingar, genom vilka muntliga traditioner och aktuella berättelser om olika temaområden samlas in.
SKS:s arkiv har en särskild uppgift vid bevarande av det immateriella kulturarvet. Bevarat i arkivet är materialet statiskt, minnen bundna i tiden över det immateriella kulturarvet. De kan bevaras permanent, så de är inte på samma sätt levande och fortlöpande som det immateriella kulturarvet i sin egen miljö. De är dock ytterst viktiga för vårdande och stödjande av den immateriella kulturen.
Arkivets centrala anskaffningsmetoder är:
- materialdonationer från privatpersoner och gemenskap
- temainsamlingar av kunskapsarv och muntliga traditioner samt forskarenkäter
- intervju- och dokumentationsprojekt.
Arkivet samarbetar aktivt med donatorerna, informerar om sin egen verksamhet, ger råd för samling av material samt i frågor om bevarande och donation.
Materialdonationer av aktörer inom litteratur, kultur och SKS:s centrala områden
Personarkivmaterial av författare, översättare, litteraturexperter eller -lärare, litteraturkritiker och kulturjournalister som verkar eller har verkat inom litteratur och kultur samt aktörer inom SKS:s centrala områden ingår i arkivets anskaffning. Dessutom tar arkivet emot material som skapats genom verksamhet av föreningar, förlag eller tidningar som verkar till exempel inom litteratur, kultur och folkminne.
Gällande historiska material, framför allt från innan år 1900, ingår material skrivna på finska och som beskriver utvecklingen av det finska språket och den finska litteraturen omfattande i arkivets anskaffning, till exempel personarkivmaterial av präster, lärare och intelligentia. Vid anskaffning av nyare material, framför allt under senare delen av 1900-talet och senare, betonas yrkesmässigheten, betydelsen eller bredden av personer eller gemenskap. Den litterära genren begränsar inte anskaffningen utan även till exempel barn- och ungdomslitteratur, dramatisk litteratur och serier räknas med. Materialanskaffningen riktar sig till personarkivmaterial från en persons verksamhet i sin helhet.
Temainsamlingar av kunskapsarv och muntliga traditioner samt forskarenkäter
Arkivet genomför temainsamlingar baserade på muntliga traditioner självständigt eller tillsammans med samarbetspartners. Teman för insamlingarna kan vara förknippade med aktuella företeelser, traditioner, litteratur och kultur eller historiska händelser. De skapar spontana berättelser om människor erfarenheter som är värdefulla för forskningen. Dessutom berikar de, och till och med utmanar, historieuppfattningen.
SKS:s arkiv tar emot insamlingsinitiativ från gemenskap, forskningsprojekt och privatpersoner. Oftast väljer vi att genomföra insamlingar med ett brett tema som rör många människor och är en geografiskt omfattande företeelse. Det är också viktigt att någon insamling med samma tema inte nyligen har genomförts. Å andra sidan genomför arkivet återkommande insamlingar där värdefull information om förändringar i företeelser över tid. Beslut om att starta en insamling sker i arkivets insamlingsarbetsgrupp, där varje insamlingsinitiativ bedöms.
Arkivet tar också emot färdigt genomförda insamlingsmaterial, till exempel från forskningsprojekt och gemenskap, och kan samarbeta vid genomförande av sådana material. Färdiga material kan vara relativt gamla, och då avgör förutom lämpligheten av informationsinnehållet även materialets ålder om de ska tas emot.
Berättande, bevarande och skrivande med anknytning till det egna livet och den egna livsmiljön
Förutom insamlingsmaterial tar arkivet emot även annat material som innehåller berättande med anknytning till det egna livet och omgivningen eller material bevarade av människorna själva. Dessa material tas emot som en del av materialdonationer från privatpersoner och gemenskap. Teman är inte begränsade och inte heller vems material det handlar om, eftersom fokuset ligger på personliga upplevelser och bevarande av företeelser över tid. Materialet bör skapa en logisk helhet som levande eller mångsidigt berättar om temat i fråga eller till exempel om en kulturell företeelse.
Material kopplade till det egna livet och den egna livsmiljön räknas som traditioner, eftersom fokuset där ligger på berättandet som en förmedlare av traditioner och världsbilden. Arkivet är särskilt intresserat av teman som annars skulle förbli osedda och icke-bevarade. Åldern har ingen betydelse, utan materialet kan vara färskt eller ibland mycket gammalt.
I detta material ingår även privatpersoners brev och dagböcker. Med dagbok avses här alla typer av dagböcker: förutom dagböcker där skribenten reflekterar över sitt liv kan till exempel resedagböcker, väderdagböcker och sömndagböcker inkluderas. Arkivet är särskilt intresserat av brev- och dagboksmaterial som representativt beskriver en kulturhistorisk företeelse, en plats, en tidsperiod, en livstid eller en fas i livsloppet. Särskilt intressanta kan vara t.ex. material som beskriver kris- eller andra undantagstider, material från en viss brytningstid eller material som beskriver marginella företeelser om vilka det annars finns dåligt med källmaterial tillgängligt. Likaså är det viktigt att tänka på att det är precis den vanliga vardagen som sällan bevaras i arkiv, så material som beskriver den kan vara särskilt intressanta.
Brev eller dagböcker ska forma en helhet som är så intakt och tidsmässigt omfattande som möjligt, inte till exempel ett utdrag ur dagböcker eller enstaka brev utan kontext. Detta är särskilt viktigt när det gäller brev. Det är bra om brevväxling har bevarats åt båda hållen och om dagböckerna skapar en helhet som regelbundet skrivits under en lång tid. Till materialet bör det finnas tillräckligt med kontextinformation för beskrivning, till exempel uppgifter om vilka som skrivit och tagit emot breven, om tid och plats för materialet. Det kan vara en fördel för mottagande om donatorn själv har organiserat materialet och bifogat kontextinformation.
Forskningsmaterial, dokumentationer och projekt
Arkivet kan genomföra egna material- och dokumentationsprojekt, där material samlas in och produceras om ett definierat tema. Av sådan verksamhet har arkivet en lång tradition.
Arkivet kan även ta emot forskningsmaterial och dokumentationer inom litteratur, kulturhistoria, folkminne och samtidskultur från forskare och projekt Vem som helst kan ha samlat in och dokumenterat material, till exempel personer intresserade av litterära företeelser, litteraturfältet, släktforskning, lokalhistoria och traditioner eller den egna släktens historia. Forskningsmaterialet bör vara tillräckligt bra organiserat redan innan donation och det ska förses med tillräckliga tillstånd och/eller samtycken till arkivering från de intervjuade och informanterna.
4. Materialtyper
SKS:s arkiv tar emot material till sina samlingar som texter, bilder, ljudinspelningar och inspelningar av levande bild. Materialet kan vara analogt eller digitalt. Textmaterialet kan bestå av till exempel insamlingssvar, material från muntliga traditioner och tävlingsskrifter, handskrifter, brev, dagböcker, tal eller föredrag. Bilderna kan vara till exempel fotokopior, negativ, diabilder och ritningar. Ljudinspelningar och videomaterial kan vara till exempel intervjuer eller inspelningar av evenemang. I vanliga fall tar arkivet inte emot föremål, trycksaker, verk som getts ut på eget förlag eller andra publikationer till sina samlingar.
5. Anskaffningskriterier
Beslutet om mottagande påverkas av anskaffningskriterier, utifrån vilka materialet bedöms i sin helhet. Betoningen av kriterierna varierar från fall till fall, och arkivet fattar alltid beslutet utifrån en helhetsbedömning.
Tema och innehåll
Materialet hör, gällande tema och innehåll, till anskaffningsområdena av SKS:s arkiv enligt specificeringen ovan under punkt 3.
Ålder
Materialet har en sådan ålder att det inte används aktivt, dvs. donatorn behöver det inte längre själv. I undantagsfall kan vi göra avkall på detta. Till exempel svarande i insamlingar om muntliga traditioner kan låna fotografier med anknytning till sina skrivelser till arkivet för digitalisering.
Ursprunglighet och autenticitet
Materialet, till exempel ett brev eller en dagbok, är inte en fotokopia eller en kopia. Innehållet i materialet, till exempel i en intervju, är autentiskt oberoende av lagringsmediet.
Intakthet och mångsidighet
Materialet är intakt, dvs. det har bevarats oförändrat. Materialets bevisvärde skapas av dess intakthet, dvs. att dess innehåll är ursprungligt, dvs. i den form som det från början skapades, det har inte obehörigt redigerats eller oavsiktligt blivit förändrat. Materialet är mångsidigt när det innehållsmässigt är tillräckligt omfattande. Till exempel ett mångsidigt och omfattande personarkiv beskriver en persons verksamhet och livsmiljö mångsidigare än enstaka, lösryckta dokument.
Omfattning
Personarkivmaterial med bild- och AV-material, liksom separata bild- och AV-material tas i regel emot som helheter. Gällande omfattande materialhelheter kan bilder och AV-material även tas emot materialspecifikt som definierade utdrag. Detta för att garantera att arkivet kan bevara de material som det mottar och göra dem tillgängliga för användning.
Materialets omfattning tillsammans med att skicket på materialet är dåligt, det finns ont om metadata och materialet är svårtillgängligt kan leda till en situation där vi konstaterar att arkivet inte har resurser att behandla, bevara och göra materialet tillgängligt för användning som sig bör. I sådana fall tas materialet emot som begränsade utdrag eller inte alls.
Tydliga kopior sållas bort från materialet. I vissa fall kan även ursprungsmaterial sållas bort från materialet. Framför allt digitalt bildmaterial kan innehålla rikligt med bilder från samma situation, och arkivet bedömer om det är ändamålsenligt att bevara alla ”parallella rutor”.
Informationsinnehållets kulturhistoriska värde
Materialet innehåller värdefullt källmaterial för forskning eller andra aktörer intresserade av materialet.
Nyttjanderätt
Målet för SKS:s arkiv är att erbjuda sitt material så fritt som möjligt till användning av alla intresserade av vår gemensamma kulturtradition. Materialets användning kan begränsas av gällande lagstiftning, förutom vilken arkivet följer sina egna användningsregler vid kundservice. Vi kan komma överens om tidsbestämda användningsbegränsningar med donatorer ifall de är nödvändiga till exempel för att materialet är särskilt känsligt. Arkivets uppgift är dock att bevara material och göra dem tillgängliga för användning, så det tar inte emot material som inte alls får användas eller endast på väldigt strikta villkor. Längden på materialets användningsbegränsningar definieras alltid i donationsavtal.
Skick
Materialet ska vara fysiskt och tekniskt i minst skapligt skick. Dåligt skick är dock inte en grund för avslag när det gäller särskilt unikt material, men i vissa fall (till exempel mögel) kan det utgöra ett hinder för mottagande av materialet. Om materialet är svårt skadat, kan dess restaurering för bevarande överskrida arkivets resurser, vilket förhindrar mottagandet av materialet.
Tekniskt format och användbarhet
Arkivet har bra förutsättningar att ta emot och behandla material som skickas in i olika lagringsmedier, men lagringsformatet kan begränsa mottagandet av materialet. Arkivet kan inte ha utrustning för alla lagringsformat. Till exempel gällande gamla och sällsynta digitala material eller video- och kassettformat samarbetar vi vid behov med andra aktörer. Personer som donerar materialet kan hänvisas till dessa aktörer. Materialformat vars hantering kräver specialutrustning, såsom gamla digitala lagringsmedier, kan utgöra ett hinder för mottagande av materialet i fråga. Arkivet kan endast i undantagsfall ta emot sådana material för vars långvariga bevarande det inte kan ansvara eller för vilka det inte kan erbjuda kundtjänst på grund av tekniska eller andra orsaker.
Kontextinformation
Kulturarvsmaterialets värde och innehållsmässiga pålitlighet ökar om det finns bra kontextinformation om uppkomsttiden och -historien av materialet samt om aktörer och platser kopplade till materialet. Information om materialet stödjer tolkningen och användning av materialet för forskning. Otillräcklig kontextinformation kan göra materialet svårt att identifiera och tolka och på så sätt minska dess kulturhistoriska värde. Bristen eller avsaknaden av kontextinformation om materialet kan förhindra mottagandet av materialet. Till exempel omfattande fotografimaterial utan information om när, var och av vem fotografierna har tagits eller c-kassettmaterial utan kontextinformation tas inte nödvändigtvis emot, eftersom det inte finns några förutsättningar att bedöma materialets värde. Gällande omfattande helheter gör arkivet en särskild bedömning.
Tidigare donationer, komplettering
Materialet kompletterar tidigare donationer och utgör ett betydande tillägg till en existerande materialhelhet.
Donatorns vilja och samarbete med arkivet
I de fall, där materialet naturligt skulle kunna erbjudas även till andra minnesorganisationer, följer vi donatorns vilja.
I de fall, där materialet skulle lämpa sig till arkivet innehållsmässigt, men de resurser som krävs för dess hantering förhindrar arkivet att ta emot materialet, försöker vi i samarbete med donatorn hitta lösningar för att genomföra arkiveringen. Donatorns hjälp vid identifiering av materialet, organisering och förbättring av tillgänglighet är välkommen och främjar arkivets möjligheter att bevara materialet och göra det tillgängligt för användning.
Godkänt i SKS:s styrelsemöte 11.12.2023.
Fotot: Emma Suominen, SKS.