Hankintapolitiikka

Suomalaisen Kirjallisuuden Seuralla on mittavat, kulttuurihistoriallisesti erittäin arvokkaat arkisto- ja kirjastokokoelmat, joita se on kartuttanut koko toimintansa ajan. Kansainvälisestikin katsoen perinteeseen ja kirjallisuuteen keskittyvät arkistoaineistot muodostavat ainutlaatuisen kokonaisuuden, joka heijastelee suomalaisen yhteiskunnan ja kulttuurin kehittymistä.

SKS:n arkiston hankinnan tavoitteena on ylläpitää suomalaisen kulttuurin kannalta ainutlaatuisten kokoelmiensa jatkuvuutta ja taata, että ne vastaisuudessakin heijastelevat suomalaisen yhteiskunnan ja kulttuurin muutoksia ja moninaisuutta. Tätä varten arkisto tekee hankintapäätöksiä, joilla täydennetään olemassa olevia kokoelmia ja jatketaan perinteen ja kirjallisuuden aineistojen kartuttamista myös aloilla tapahtuvien muutosten ja murrosten läpi ja niitä tallentaen. Aineistot dokumentoivat suomalaisten ja Suomessa asuvien yhteisöjen ja näiden jäsenten arkea ajantasaisesti, kattavasti ja monipuolisesti. SKS:n arkiston hankintapolitiikka ohjaa aineistojen karttumista ja varmistaa, että kokoelmien merkitys säilyy ja vahvistuu hankinnan myötä tulevaisuudessa. Tällä tavoin arkiston hankinta vahvistaa kulttuurista itseymmärrystä sekä kulttuuriperinnön ja historian tuntemusta.

SKS:n arkiston hankinta perustuu luovutuksiin eli lahjoituksiin, joissa aineiston omistusoikeus siirtyy arkistolle. Arkisto ei ota aineistoja säilytettäväksi (deponointi) eikä ota vastaan kopioita muiden muistiorganisaatioiden kokoelmista. Vastaanottopäätökset tehdään tapauskohtaisesti. Arkisto on yleisölle avoin, joten hankinnan lähtökohta on se, että aineistot ovat arkiston asiakkaiden vapaasti käytettävissä. Aineistolla voi olla lainsäädännöstä tai luovuttajan toiveista johtuvia määräaikaisia käyttörajoituksia, mutta arkisto ei ota vastaan aineistoja, jotka ovat pysyvästi käytöltä suljettuja.

SKS:n arkisto tekee aineistojen hankinnassa yhteistyötä Kansallisarkiston ja muiden yksityisten valtionapuarkistojen kanssa noudattaen yhdessä sovittua työnjakoa ja hankintapoliittisia linjauksia.

SKS:n arkiston aineistot ovat luonteeltaan kulttuurihistoriallisia ja ovat sidoksissa tiettyyn aikaan ja paikkaan sekä ihmisiin. SKS:lla on oikeus hyvin laajaan henkilötietojen käsittelyyn silloin, kun kyseessä on tietosuoja-asetuksessa tarkoitettu yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus, ja käsittely arkistointitarkoituksessa on tarpeen ja oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen ja rekisteröidyn oikeuksiin nähden (tietosuojalaki 4 § 4 kohta). Näiden perusteiden täyttyessä kulttuuriperintö- ja tutkimusaineistot saa säilyttää kaikkine tunnisteineen – siis anonymisoimatta, mutta myös minimoimatta, kunhan käsittely on tarpeen ja oikeasuhtaista.

SKS:n arkisto ottaa vastaan ja on aina ottanut vastaan aineistoa, jonka henkilötietoja luovuttajat tai muut aineistoa käsitelleet ovat minimoineet (esimerkiksi keruuvastauksia saadaan nimimerkillä) ja monien aineistojen kontekstitiedot ovat niitä vastaanotettaessa puutteelliset. Vastaanottopäätöksiä tehtäessä kiinnitetään huomiota siihen, miten minimointi tai kontekstitiedon puuttuminen on vaikuttanut aineiston kulttuuriperintöarvoon. Arkiston hankinta kohdistuu ensisijaisesti alkuperäisaineistoon, jota ei ole minimoitu. Kaikissa tapauksissa aineiston on oltava sisällöltään riittävän eheää ja siitä on oltava saatavilla riittävät kontekstitiedot sen kulttuuriperintöarvon määrittämiseksi.

SKS:n arkisto ei lähtökohtaisesti voi ottaa vastaan aineistoja, joiden kohdehenkilöille on luvattu anonyymiys, sillä sen säilymistä ei voida taata. Esimerkiksi ääninauhalta haastateltava on tunnistettavissa ja haastattelulitteraatioissa kontekstitiedot, kuten ikä ja paikkakunta, voivat johdattaa tunnistamiseen.

SKS:n arkistossa on kaksi kokoelmaa: kirjallisuuden ja kulttuurihistorian kokoelma sekä perinteen ja nykykulttuurin kokoelma.

Kirjallisuuden ja kulttuurihistorian kokoelmaan hankitaan aineistoja suomalaisilta kirjallisuuden alan toimijoilta, kuten kirjailijoilta, kääntäjiltä ja kirjallisilta yhdistyksiltä sekä SKS:n keskeisalojen tutkijoilta, vaikuttajilta ja luottamushenkilöiltä. Kokoelman aineistot muodostuvat pääosin henkilö- ja yhteisöarkistoista.

Perinteen ja nykykulttuurin kokoelma tallentaa perinne- ja muistitietoa, kuten ihmisten kertomuksia ja kuvauksia omasta elinympäristöstään ja ajankohtaisista ilmiöistä tässä ja nyt. Aineistoa kartuttavat niin kulttuuriperinnön tallentamisesta kiinnostuneet yksityiset henkilöt ja yhteisöt kuin opiskelijat ja tutkijatkin. Aiheet vaihtelevat sananlaskuperinteestä ja paikallistarinoista yhteiskunnallisiin aiheisiin. Arkisto järjestää vuosittain useita keruita, joilla kerätään muistitietoa ja ajankohtaisia kertomuksia eri aihepiireistä.

SKS:n arkistolla on erityinen tehtävä aineettoman kulttuuriperinnön tallentamisessa. Arkistoon tallennettuina aineistot ovat staattisia, aikaan sidottuja leikkauksia aineettomasta kulttuuriperinnöstä. Ne voidaan säilyttää pysyvästi, joten ne eivät ole samalla tavalla eläviä ja kehittyviä kuin aineeton kulttuuriperintö omassa ympäristössään. Ne ovat kuitenkin ensiarvoisen tärkeitä aineettoman kulttuurin vaalimisessa ja tukemisessa.

Arkiston keskeiset hankintatavat ovat:

Arkisto toimii aktiivisessa yhteistyössä luovuttajien kanssa, tiedottaa omasta toiminnastaan,       neuvoo aineistojen kokoamisessa sekä säilyttämiseen ja luovuttamiseen liittyvissä kysymyksissä.

Kirjallisuuden, kulttuurin ja SKS:n keskeisalojen toimijoiden aineistoluovutukset

Arkiston hankintaan sisältyvät kirjallisuuden ja kulttuurin kentällä ammattimaisesti toimivien tai toimineiden kirjailijoiden, kääntäjien, kirjallisuudentutkijoiden tai -opettajien, kirjallisuuskriitikoiden ja kulttuuritoimittajien sekä SKS:n keskeisalojen toimijoiden henkilöarkistoaineistot. Lisäksi arkisto ottaa vastaan esimerkiksi kirjallisuuden, kulttuurin ja perinteen kentällä toimivien yhdistysten, kustantamoiden tai lehtien toiminnasta syntyneitä aineistoja.

Historiallisten, erityisesti vuotta 1900 edeltävien, aineistojen osalta arkiston hankintaan kuuluvat monipuolisesti suomen kielellä kirjoitetut tai suomen kielen ja kirjallisuuden kehittymistä kuvaavat aineistot, esimerkiksi pappien, opettajien ja sivistyneistön henkilöarkistoaineistot. Uudempien, erityisesti 1900-luvun jälkipuoliskon ja sitä myöhempien aineistojen osalta hankinnassa korostuu henkilön tai yhteisön toiminnan ammattimaisuus, merkitys tai laajuus. Kirjallisuuden laji ei rajoita hankintaa, vaan mukaan luetaan esimerkiksi myös lasten- ja nuortenkirjallisuus, näytelmäkirjallisuus ja sarjakuva. Aineiston hankinta kohdistuu henkilön toiminnasta syntyneeseen henkilöarkistoaineistoon kokonaisuutena.

Teemalliset muistitieto- ja perinnekeruut ja tutkijakyselyt

Arkisto toteuttaa teemallisia muistitietoon perustuvia keruita itsenäisesti tai yhteistyökumppaneiden kanssa. Keruiden aiheet voivat liittyä ajankohtaisiin ilmiöihin, perinteeseen, kirjallisuuden ja kulttuurin kenttään tai historiallisiin tapahtumiin. Ne tuottavat omaehtoisia kertomuksia ihmisten kokemuksista, jotka ovat arvokkaita tutkimukselle. Ne myös rikastuttavat ja jopa haastavat historiakuvaa.

SKS:n arkisto ottaa vastaan keruualotteita yhteisöiltä, tutkimushankkeilta ja yksittäisiltä ihmisiltä. Useimmiten toteutettaviksi valitaan keruita, joiden aihepiiri on laaja ja monia koskettava sekä ilmiö maantieteellisesti kattava. Keskeistä on myös se, että samaa aihepiiriä sivuavaa keruuta ei ole toteutettu äskettäin. Toisaalta arkisto toteuttaa toistuvia keruita, joissa kerätään arvokasta tietoja ilmiöiden muutoksista ajassa. Päätös keruun käynnistämisestä tapahtuu arkiston keruutyöryhmässä, jossa jokainen keruualoite arvioidaan.

Arkisto ottaa vastaan myös valmiiksi tuotettuja keruuaineistoja esimerkiksi tutkimushankkeilta ja yhteisöiltä sekä voi toimia yhteistyössä tällaisten aineistojen tuottamisessa. Valmiit aineistokokonaisuudet saattavat olla verrattain vanhoja, jolloin niiden vastaanottoa puoltaa tietosisällön sopivuuden ohella aineiston ikä

Omaan elämään ja elinpiiriin liittyvä kerronta, tallentaminen ja kirjoittaminen

Keruuaineistojen lisäksi arkisto ottaa vastaan muutakin aineistoa, joka sisältää omaan elämään ja lähipiiriin liittyvää kerrontaa tai ihmisten itsensä tallentamia aineistoja. Nämä aineistot otetaan vastaan osana yksityishenkilöiltä ja yhteisöiltä tulevia aineistoluovutuksia. Aihepiirejä ei ole rajattu eikä sitä, kenen aineistoista on kyse, sillä keskiössä on omakohtaisuus ja ajassa liikkuvien ilmiöiden tallentaminen. Aineiston tulee olla looginen kokonaisuus, joka kertoo elävästi tai monipuolisesti omasta aihepiiristään tai esimerkiksi kulttuurin ilmiöstä.

Perinneilmiöksi erilaiset omaan elämään ja elinpiiriin liittyvät aineistot luokittuvat siksi, että sen keskiössä on kerronta tradition ja maailmankuvan välittäjänä. Arkisto on erityisen kiinnostunut aiheista, jotka muuten jäisivät tavoittamatta ja taltioimatta. Iällä ei ole merkitystä, vaan aineisto voi olla tuoretta tai toisinaan hyvinkin vanhaa.

Tähän aineistoon sisältyvät myös yksityishenkilöiden kirjeet ja päiväkirjat. Päiväkirjalla tarkoitetaan tässä kaikenlaisia päiväkirjoja: kirjoittajan elämää reflektoivien päiväkirjojen lisäksi mukaan voidaan lukea esimerkiksi matkapäiväkirjat, sääpäiväkirjat ja unipäiväkirjat. Arkisto on erityisen kiinnostunut kirje- ja päiväkirja-aineistoista, jotka kuvaavat edustavasti kulttuurihistoriallista ilmiötä, paikkaa, ajanjaksoa, ihmisen ikäkautta tai elämänkaaren vaihetta. Erityisen kiinnostavia voivat olla esimerkiksi kriisi- tai muita poikkeusaikoja kuvaavat aineistot, tiettyyn murrosaikakauteen sijoittuvat aineistot tai marginaalisia ilmiöitä kuvaavat aineistot, joista on muuten huonosti lähdeaineistoa saatavilla. Samoin on tärkeä huomata, että juuri tavallinen arki tallentuu harvoin arkistoihin, joten myös sitä kuvaavat aineistot voivat olla erityisen kiinnostavia.

Kirjeiden tai päiväkirjojen kokonaisuuden tulee olla mahdollisimman eheä ja ajallisesti kattava, ei esimerkiksi otanta päiväkirjoista tai kontekstistaan erotettuja yksittäisiä kirjeitä. Erityisen keskeistä tämä on kirjeissä. On eduksi, jos kirjeenvaihto on säilynyt molempiin suuntiin ja jos päiväkirjat muodostavat pitkän ajan kuluessa säännöllisesti kirjoitetun kokonaisuuden. Aineiston mukana tulee saada kuvailun kannalta riittävät kontekstitiedot esimerkiksi kirjeiden kirjoittajista ja vastaanottajista, aineistoon liittyvistä ajoista ja paikoista. Vastaanottoa voi puoltaa, että luovuttaja on itse järjestänyt aineistoa ja liittänyt siihen kontekstitietoa.

Tutkimusaineistot, dokumentoinnit ja hankkeet

Arkisto voi toteuttaa omia aineisto- ja dokumentointihankkeita, joissa kerätään ja tuotetaan aineistoa määritellystä aihepiiristä. Tällaisesta toiminnasta arkistolla on myös pitkät perinteet.

Arkisto myös ottaa vastaan kirjallisuuden, kulttuurihistorian, perinteen ja nykykulttuurin alan tutkimusaineistoja ja dokumentointeja tutkijoilta ja hankkeilta. Aineiston kerääjänä ja dokumentoijana voi toimia kuka tahansa, esimerkiksi kirjallisista ilmiöistä, kirjallisuuden kentästä, sukututkimuksesta, paikallishistoriasta ja perinteestä tai oman suvun vaiheista kiinnostunut. Tutkimusaineistojen tulee olla tarpeeksi hyvin järjestettyjä jo ennen luovutusta ja niihin tulee liittyä riittävät luvat ja/tai suostumukset arkistointiin haastatelluilta ja informanteilta.

SKS:n arkisto vastaanottaa kokoelmiinsa aineistoja teksteinä, kuvina, äänitteinä ja elävän kuvan tallenteina. Aineisto voi olla analogista tai digitaalista. Tekstiaineistot ovat esimerkiksi keruuvastauksia, muistitieto- ja kilpakirjoitusaineistoja, käsikirjoituksia, kirjeitä, päiväkirjoja, puheita tai esitelmiä. Kuvat voivat olla esimerkiksi valokuvavedoksia, negatiiveja, dioja ja piirroksia. Äänitteet ja videoaineistot saattavat olla esimerkiksi haastatteluja tai tilaisuustallenteita. Pääsääntöisesti arkisto ei ota kokoelmiinsa esineitä, painotuotteita, omakustanteita tai muita julkaisuja.

Vastaanottopäätökseen vaikuttavat hankintakriteerit, joiden perusteella aineistoa arvioidaan kokonaisuutena. Kriteerien painotus vaihtelee tapauskohtaisesti, ja jokaisessa tapauksessa arkisto tekee päätöksen kokonaisharkinnan perusteella.

Aihe ja sisältö

Aineisto kuuluu aiheeltaan ja sisällöltään SKS:n arkiston hankinnan alueisiin, jotka on eritelty edellä kohdassa 3.

Ikä

Aineisto on sen ikäistä, ettei se ole aktiivikäytössä, eli luovuttaja ei tarvitse sitä enää itse. Poikkeustapauksista tästä voidaan joustaa. Esimerkiksi muistitietokeruiden vastaajat voivat lainata arkistolle kirjoituksiinsa liittyviä valokuvia digitoimista varten.

Alkuperäisyys ja autenttisuus

Aineisto, esimerkiksi kirje tai päiväkirja, ei ole valokopio tai jäljennös. Aineiston, esimerkiksi haastattelun, sisältö on autenttinen tallennusvälineestä riippumatta.

Eheys ja kattavuus

Aineisto on eheää eli se on säilynyt muuttumattomana. Aineiston todistusvoimaisuus syntyy sen eheydestä, eli siitä, että se on sisällöllisesti alkuperäistä eli siinä muodossa, johon se on alun perin tehty, sitä ei ole valtuudettomasti muokattu tai se ei ole tahattomasti muuttunut. Aineisto on kattavaa, kun sen sisällöllinen laajuus on riittävä. Esimerkiksi monipuolinen ja laaja henkilöarkisto kuvaa henkilön toimintaa ja elinpiiriä kattavammin kuin yksittäiset, irralliset dokumentit.

Laajuus

Henkilöarkistoaineistot niihin sisältyvine kuva- ja AV-aineistoineen samoin kuin erilliset kuva- ja AV-aineistokokonaisuudet otetaan pääsääntöisesti vastaan kokonaisuuksina. Laajojen aineistokokonaisuuksien kohdalla kuvia ja AV-aineistoja voidaan vastaanottaa myös aineistokohtaisesti määriteltyinä otoksina. Tämän tarkoitus on varmistaa, että arkisto pystyy säilyttämään ja asettamaan käyttöön vastaanottamansa aineistot.

Aineiston laajuus yhdessä aineiston huonon kunnon, metatietojen niukkuuden ja hankalan saavutettavuuden kanssa voi johtaa tilanteeseen, jossa todetaan, että arkistolla ei ole resursseja käsitellä, säilyttää ja asettaa aineistoa käyttöön asianmukaisesti. Tällöin aineistoa otetaan vastaan rajattuna otoksena tai ei lainkaan. 

Aineistoista seulotaan pois selkeät kopiot. Joissain tapauksissa aineistosta saatetaan seuloa pois myös alkuperäisaineistoa. Erityisesti sähkösyntyisissä kuva-aineistoissa voi olla runsaasti kuvia samasta tilanteesta ja arkisto arvioi onko kaikki ”rinnakkaisruudut” tarkoituksenmukaista säilyttää.

Tietosisällön kulttuurihistoriallinen arvo

Aineisto sisältää arvokasta lähdeaineistoa tutkimukselle tai muille aineistosta kiinnostuneille toimijoille.

Käyttöoikeudet

SKS:n arkiston tavoite on tarjota aineistonsa mahdollisimman vapaasti kaikkien yhteisestä kulttuuriperinnöstä kiinnostuneiden käyttöön. Aineiston käyttöä rajoittaa voimassaoleva lainsäädäntö, minkä lisäksi arkisto noudattaa asiakaspalvelussa omaa käyttösääntöään. Luovuttajan kanssa voidaan sopia määräaikaisista käyttörajoituksista silloin, kun ne ovat tarpeen esimerkiksi aineiston erityisen arkaluontoisuuden vuoksi. Arkiston tehtävä on kuitenkin säilyttää ja tarjota käyttöön aineistoja, joten se ei voi vastaanottaa aineistoa, jota ei saa käyttää lainkaan tai ainoastaan hyvin tiukoin ehdoin. Luovutussopimuksissa aineiston käyttörajoituksille määritetään aina kesto.

Kunto

Aineiston tulee olla fyysisesti ja teknisesti vähintään kohtuullisessa kunnossa. Huono kunto ei kuitenkaan ole hylkäysperuste erityisen ainutkertaisen aineiston kohdalla, mutta joissain tapauksissa (esimerkiksi home) se voi estää aineiston vastaanottamisen. Jos aineisto on pahoin vaurioitunut, voi sen kunnostaminen säilyttämistä varten ylittää arkiston resurssit, mikä estää ainieston vastaanottamisen.

Tekninen muoto ja käytettävyys

Arkistolla on hyvät valmiudet vastaanottaa ja käsitellä eri tallennusalustoilla saapuvia aineistoja, mutta tallennusmuoto voi rajoittaa aineiston vastaanottoa. Arkiston ei ole mahdollista ylläpitää laitteistoa kaikkien tallennusmuotojen varalta. Esimerkiksi vanhojen ja harvinaisten sähköisten aineistojen tai video- ja kasettiformaattien kanssa tehdään tarvittaessa yhteistyötä muiden toimijoiden kanssa. Aineiston luovuttajia voidaan ohjata asioimaan näiden tahojen kanssa. Aineistoformaatit, joiden hallinnointi vaatii erityisiä laitteita, kuten vanhoja digitaalisia tallennusvälineitä, voivat olla este kyseisen aineiston vastaanottamiselle. Arkisto voi vain poikkeustapauksissa ottaa sellaisia aineistoja, joiden pitkäaikaissäilytyksestä se ei pysty huolehtimaan tai joista se ei teknisistä tai muista syistä pysty tarjoamaan asiakaspalvelua.

Kontekstitiedot

Kulttuuriperintöaineiston arvoa ja sisällöllistä luotettavuutta lisää, jos aineiston syntyajasta ja -historiasta sekä aineistoon liittyvistä toimijoista ja paikoista on hyvät kontekstitiedot. Aineistoa koskevat tiedot tukevat aineiston tulkitsemista ja tutkimuskäyttöä. Kontekstitietojen puutteellisuus saattaa tehdä aineistoista vaikeasti tunnistettavia ja tulkittavia ja siten vähentää aineistojen kulttuurihistoriallista arvoa. Aineiston kontekstitietojen niukkuus tai niiden puuttuminen voi estää aineiston vastaanottamisen. Esimerkiksi laajaa valokuva-aineistoa, jonka yhteydessä ei ole tietoja milloin, missä ja kenen toimesta valokuvat on otettu tai c-kasettiaineistoa, josta ei ole kontekstitietoa, ei välttämättä oteta vastaan, koska aineiston arvonmäärityksen ei ole edellytyksiä. Laajojen kokonaisuuksien kohdalla arkisto käyttää erityistä harkintaa.

Aiemmat luovutukset, täydentäminen

Aineisto täydentää aikaisempia luovutuksia ja on merkittävä lisä muodostettuun aineistokokonaisuuteen.

Luovuttajan tahto ja yhteistyö arkiston kanssa

Tapauksissa, joissa aineistoa voitaisiin luontevasti tarjota muihinkin muistiorganisaatioihin, noudatetaan luovuttajan tahtoa.

Tapauksissa, joissa aineisto sopisi arkistoitavaksi sisältönsä puolesta, mutta sen hallinnan vaatimat resurssit estävät arkistoa ottamasta aineistoa vastaan, yritetään löytää yhteistyössä aineiston luovuttajan kanssa ratkaisuja arkistoinnin toteuttamiseksi. Luovuttajan apu aineiston tunnistamisessa, järjestämisessä ja saavutettavuuden parantamisessa on tervetullutta ja se edesauttaa arkiston mahdollisuuksia huolehtia aineiston säilyttämisestä ja käytettäväksi tarjoamisesta.

Vahvistettu SKS:n hallituksen kokouksessa 11.12.2023.

Sivun kuva: Emma Suominen.