Luovuta aineistoa
Ota meihin yhteyttä, jos sinulla on materiaalia tai muistoja, jotka haluat säilyttää jälkipolville. Tavoitteenamme on säilyttää kulttuuriperintöä ja tarjota sitä tutkijoiden ja muiden kiinnostuneiden käyttöön.
Mitä aineistoa otamme vastaan?
Otamme vastaan aineistoja perinteen ja kirjallisuuden alalta.
Onko sinun, sukusi tai edustamasi yhteisön hallussa kirjeitä, käsikirjoituksia, kuvia tai muuta suomalaiseen kulttuuriperintöön liittyvää ainutkertaista aineistoa? Aineisto voi olla esimerkiksi yksityisen henkilön elämästä säilyneitä dokumentteja tai kuvauksia paikkakunnan tai yhteisön sanonnoista, tavoista ja tapahtumista.
Keräämme tietoa tavoista ja ajassa liikkuvista ilmiöistä järjestämällä teemallisia keruita. Voit vastata meneillään oleviin keruisiin. Voit lähettää meille myös aiemmin julkaisematonta omaan elämään ja lähipiiriin liittyvää kerrontaa muistitietokeruiden ulkopuolelta.
Jos haluat kirjoittaa meille usein, liity vastaajaverkostoon!
Otamme vastaan tutkimusaineistoja. Jos suunnittelet tutkimusta, jonka lähdeaineiston haluat luovuttaa arkistoon, tutustu ohjeisiin ja ole meihin yhteydessä ennen kuin aloitat aineiston keräämisen.
Otamme vastaan tekstiä, kuvia, äänitteitä ja videoita. Aineisto voi olla analogista tai digitaalista.
Emme ota vastaan esineitä, painettuja teoksia ja julkaisuja tai kopioita muiden arkistojen kokoelmista. Emmekä ota aineistoa pelkkään säilytykseen (deponointi).
Laadimme luovutuksesta kanssasi luovutussopimuksen, jossa sovitaan aineiston omistusoikeuden siirtymisestä SKS:lle ja voit tarvittaessa asettaa aineiston käytölle rajoituksia. Henkilötietoja käsittelemme tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla. Lähtökohtaisesti tekijänoikeudet eivät siirry SKS:lle, ellei toisin sovita.
Huomaathan, että emme poista tai muokkaa aineistoihin sisältyviä tunnistetietoja. SKS:n arkistolla on oikeus hyvin laajaan henkilötietojen käsittelyyn, silloin kun kyseessä on arkistointitarkoitus ja käsittely on arvioitu tarpeelliseksi ja oikeasuhtaiseksi.
SKS:n arkisto ei ota vastaan aineistoja, joissa vastaajille on luvattu, ettei heitä voida tunnistaa. Emme voi taata tällaista. Aineiston anonymisointi puolestaan on toimenpide, joka vaikuttaa merkittävästi aineiston kulttuuriperintö- ja jatkokäyttöarvoon, eikä SKS:n arkisto sen takia lähtökohtaisesti ota valmiiksi anonymisoituja aineistoja.
Voit myös tarjota jo kerättyä, valmista aineistoa kokoelmiimme. Tällöin arvioimme vastaanoton tapauskohtaisesti, erityisesti huomioiden aineiston iän ja luonteen.
Aina, kun arkisto päättää ottaa aineiston vastaan, siitä tehdään luovutussopimus, jolla aineiston omistusoikeus siirtyy arkistolle. Luovutussopimuksessa on mahdollista sopia koko aineistoa koskevista määräaikaisista käyttörajoituksista.
Vastaamme kysymyksiisi mielellämme.
Omakohtaisen kerronnan aineistot
Otamme vastaan aiemmin julkaisematonta omaan elämään ja lähipiiriin liittyvää kerrontaa myös muistitietokeruiden ulkopuolelta. Aihepiirejä tai tekstien pituutta ei ole rajattu. Aineiston tai sen sisällön iällä ei ole merkitystä, joten kerronnan kohteena voi olla niin isovanhempien evakkomatka kuin sähköpotkulaudat. Keskeistä on kerronnan omakohtaisuus ja ajassa liikkuvien ilmiöiden tallentaminen.
Jos haluat luovuttaa arkistoon päiväkirjoja tai kirjeitä, huomioithan, että kokonaisuus on mahdollisimman kattava. Kontekstistaan erotettujen yksittäisten kirjeiden sijaan olisi parempi, jos kirjeenvaihto olisi säilynyt molempiin suuntiin
Kirjeiden ja päiväkirjojen tulisi mielellään olla alkuperäisiä eikä kopioita, puhtaaksikirjoitettuja jäljennöksiä tai toimitettuja versioita aineistoista. Kopio tai jäljennös voidaan ottaa vastaan alkuperäisten ohessa. Voit lukea lisätietoa hankintalinjauksista.
On tärkeää, että kirjoitat yhteystietosi erilleen varsinaisesta tekstistä esimerkiksi sähköpostin viestikenttään tai kokonaan eri tiedostoon tai erilliselle liuskalle. Tämä helpottaa aineiston käsittelyä arkistossa. Mainitse saatteessa taustatiedot (syntymäaika, sukupuoli, ammatti, tiedot kirjeiden kirjoittajista ja vastaanottajista, aineistoon liittyvät ajat ja paikat), jos ne ovat tiedossa.
Taustatiedot ovat tärkeitä aineistojen tutkimuskäytölle.
Tarvittaessa voit pyytää arkistoa lähettämään sinulle vastauspaperia ja -kuoria veloituksetta.
Kirjoituksia ei palauteta, joten ota itsellesi kopio.
Laadimme lähettämästäsi aineistosta luovutussopimuksen, jossa annat suostumukseni aineiston arkistointiin SKS:n arkistoon. Tämänkin jälkeen tekijänoikeudet säilyvät sinulla.
Voit postittaa vastauksesi osoitteeseen Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran arkisto, PL 259, 00171.
Henkilöarkistot ja kirjallisten yhdistysten arkistot
Otamme vastaan kirjailijoiden, kääntäjien, tutkijoiden ja muiden kirjallisuuden ja kulttuurin parissa vaikuttaneiden henkilöiden ja sukujen arkistoja. Arkistoon kuuluvat henkilön elämästä ja toiminnasta syntyneet alkuperäisaineistot, esimerkiksi käsikirjoitukset, kirjeet, päiväkirjat, valokuvat ja äänitteet. Muistathan, että kirjat ja muut julkaisut kuuluvat kirjastoon, esineet taas museoihin.
Otamme vastaan myös keskeisaloillamme eli suomen kielen, kirjallisuuden ja kansanperinteen aloilla toimivien yhdistysten arkistoja.
On tärkeää säilyttää henkilö- ja yhdistysarkistot yhtenä kokonaisuutena. Arkistoaineiston hajottaminen osiin vaikeuttaa tutkijoiden työtä, peittää asiayhteyksiä ja hämärtää kokonaisuuden hahmottamista.
Otamme vastaan myös sähköisessä muodossa olevia arkistoaineistoja. Kysy lisätietoja, jotta voimme neuvoa missä muodossa aineisto kannattaa luovuttaa.
Sovi kanssamme etukäteen arkiston luovuttamisesta! Ennen aineiston luovuttamista varmistamme, että aineisto soveltuu kokoelmiimme, neuvottelemme käyttöehdoista ja sovimme miten aineisto toimitetaan arkistoon.
Luovuta tekstiaineistoja
Paperisen aineiston säilytysolosuhteista kannattaa huolehtia jo ennen arkistoon luovuttamista: säilytä aineistot suojassa kosteudelta, pölyltä, valolta ja suurilta lämpötilan vaihteluilta. Aineiston huono kunto, esimerkiksi home, saattaa olla este aineiston arkistoon luovuttamiselle.
Lähetä meille alkuperäinen teksti, jos vain mahdollista. Jos hallussasi on esimerkiksi isoäitisi matkapäiväkirja, lähetä tällöin originaali eikä esimerkiksi digitoitua versiota siitä.
Luovutathan meille vain aineistoa, jonka luovuttamiseen sinulla on oikeus tai lupa.
Emme edellytä aineiston järjestämistä ennen sen luovuttamista arkistoon. Huolehdimme arkistossa aineiston järjestämisestä ja luetteloinnista. Voit kuitenkin halutessasi järjestellä ja kuvailla aineistoa itse jo etukäteen. Voit esimerkiksi ryhmitellä samaan asiaan liittyviä aineistoja yhteen ja liittää mukaan selventäviä lisätietoja. Kirjoitathan lisätiedot erilliselle paperille, et suoraan aineistoon. Ethän käytä aineiston järjestelemiseen tarroja, teippejä, liimaa tai niittejä, sillä ne vahingoittavat ajan myötä aineistoa. Paperiaineiston erottelemiseen ja suojaamiseen sopii parhaiten taitettu kopiopaperiarkki, jonka päälle voit kirjoittaa merkintöjä lyijykynällä.
Otamme vastaan myös sähköisessä muodossa olevia tekstejä erilaisella tallennusvälineillä tai tiedonsiirtopalveluiden kautta. Olethan meihin yhteydessä, niin voimme miettiä yhdessä parhaan vaihtoehdon aineiston arkistoon toimittamiselle. Huomioithan, että kaikkien vanhojen tallennusvälineiden tai tiedostomuotojen avaamiseen meillä ei ole mahdollisuuksia. Asiantuntijamme auttavat mielellään aineiston käsittelyyn ja luovuttamiseen liittyvissä kysymyksissä.
Luovuta kuvia
Perinteen ja nykykulttuurin sekä kirjallisuuden ja kulttuurihistorian aineistot muodostavat omat kuvakokoelmansa. Vuosittain arkiston kuvien kokonaismäärä kasvaa useilla tuhansilla kuvilla. Kuva-aineiston hankintaa ohjaa arkiston hankintapolitiikka.
- Otamme valokuvia vastaan lahjoituksina. Kaikkea tarjottua aineistoa ei voida ottaa vastaan, vaan valintaan vaikuttavat kuvan sisältämä informaatio, kuvaan liittyvän taustatiedon kattavuus sekä kuvan kunto.
- Alkuperäinen valokuva (valokuvavedos, negatiivi, diapositiivi) on paras arkistokappale. Luovuta siis mieluummin originaali kopion sijaan.
- Jos aineisto on digitaalisessa muodossa, lähetä kuvatiedostot, älä niiden tulosteita. Lähetä kuvatiedostot mahdollisimman käsittelemättöminä. Tiedostot voi lähettää arkistoon tallennevälineillä (muistitikku), tiedostonsiirtopalvelun kautta, sähköpostin liitetiedostona tai keruiden yhteydessä keruulomakkeella. Jos aiot skannata tai skannauttaa valokuvat arkistoa varten, katso ohjeita digitaalisen kuvan luovuttajalle!
- Muistitietokeruiden yhteydessä voit myös lainata alkuperäiset kuvat arkistoon kopiointia varten: liitä mukaan tieto, pitääkö kuvat palauttaa vai ei. Laajempien kokonaisuuksien kopioinnista sovi arkiston kanssa etukäteen.
- Kun luovutat valokuvia kirjoita jokaisesta kuvasta erilliselle paperille tärkeimmät tiedot: kuvausaika ja -paikka, aihe, kuvan henkilöt sekä kuvaaja. Kerro tarina, joka kuvaan liittyy. Myös luovuttaessasi kuvia digitaalisessa muodossa kirjoita vastaavat tiedot tiedostonimittäin erilliseen luetteloon.
- Jotta kuvasi eivät vahingoittuisi, vältä valokuvien kiinnittämistä mihinkään. Taitettu valkoinen paperi tai puhdas kirjekuori on hyvä suoja. Vältä paperiliittimiä, niittejä, teippejä ja tarroja. Älä kirjoita valokuviin.
- Kiinniliimattuja valokuvia ei kannata irrottaa, lähetä valmiit albumit tai irralliset albumilehdet sellaisenaan.
- Sovi arkiston kanssa aineiston toimitustavasta etukäteen.
Luovuta äänitteitä ja videoita
Arkiston AV-kokoelmat karttuvat vuosittain noin 200 tunnilla äänitteitä ja videoita. Vastaanotamme äänitteitä sekä analogisessa että yhä enenevässä määrin digitaalisessa muodossa. Äänen ohessa vastaanotamme muita äänitteisiin liittyviä aineistoja, kuten litteraatioita, sisällysluetteloita, ohjelmalehtisiä, lehtileikkeitä ja valokuvia.
Ainutkertaisia äänitteitä ja videoita
Otamme kokoelmiimme vain ainutkertaisia äänitteitä ja videoita kirjallisuuden ja kulttuurihistorian sekä perinteen- ja nykykulttuurin ilmiöistä. Aineistot ovat usein elämäkerta- ja teemahaastatteluja tai perinne- ja muistitietohaastatteluja. Arkisto tallentaa myös aloihinsa liittyviä tapahtumia.
Arkistoitavien äänitteiden ja videoiden on täytettävä arkiston hankintapolitiikassa määritellyt kriteerit. Kriteerit takaavat sekä aineiston kulttuurihistoriallisen arvon arvioitavuuden sekä sen, että aineisto saadaan sujuvasti asiakkaiden käyttöön.
Huomaathan, että emme ota SKS:n arkistoon seuraavia aineistoja:
- radiotallenteet
- kaupalliset äänitteet ja videot
- kopioaineistot muista äänitekokoelmista
- aineistot, joiden digitoiminen on äänitteen tai videon kunnosta tai muusta teknisestä syystä johtuen mahdotonta
- tekniset laitteet, jotka sisältävät ääniteaineistoja.
Äänitteen täytyy olla varustettu riittävillä kontekstitiedoilla, jotta sen kuvailu ja siitä annettava asiakaspalvelu on mahdollista.
Äänitteiden teknisen kunnon tulee olla riittävä, jotta digitoiminen sekä pitkäaikaissäilytystä että asiakaspalvelua varten on mahdollista.
Uusilta haastatteluilta edellytämme, että haastateltavilta on pyydetty kirjallinen lupa arkistointiin. Lue lisää haastatteluohjeesta!
Arkisto ohjaa luovuttajaa asioimaan toisen äänitteitä arkistoivan tahon kanssa, jos aineisto soveltuu paremmin osaksi sen kokoelmia.
Henkilötiedot kulttuuriperintö- ja tutkimusaineistoissa
Kirjastoilla, arkistoilla ja museoilla on oikeus hyvin laajaan henkilötietojen käsittelyyn, silloin kun kyseessä on tietosuoja-asetuksessa tarkoitettu yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus, ja käsittely arkistointitarkoituksessa on tarpeen ja oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen ja rekisteröidyn oikeuksiin nähden (tietosuojalaki 4 § 4 kohta). Näiden perusteiden täyttyessä kulttuuriperintö- ja tutkimusaineistot saa säilyttää kaikkine tunnisteineen – siis anonymisoimatta, mutta myös minimoimatta, kunhan käsittely on tarpeen ja oikeasuhtaista.
Henkilötietojen käsittelyä on analysoitu tarkemmin suosituksessa Tietosuoja KAM-sektorilla. Sen on laatinut kirjastojen, arkistojen ja museoiden juridiikkaan keskittyneiden ammattilaisten yhteistyöryhmä (KAM-juridiikkaryhmä).
Lainsäädäntö mahdollistaa aineiston tuottamisen ja haastatteluiden tekemisen aiheista, joihin liittyy erityisiä henkilötietoryhmiä (ns. arkaluontoiset henkilötiedot, kuten etninen alkuperä, poliittinen mielipide, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, terveys ja seksuaalinen suuntautuminen).
Kulttuuriperintöorganisaatioilla on 6 §:n 1. momentin 8. kohdan mukainen oikeus yleishyödyllisessä arkistointitarkoituksessa käsitellä erityisiä henkilötietoja. Näitä henkilötietoja käsiteltäessä edellytetään erityistä harkintaa, joten oikeus käsittelyyn on rajatumpi kuin tavallisten henkilötietojen kohdalla.
Näin ollen on tärkeää erottaa tarpeellinen ja tarpeeton erityisten henkilötietoryhmien käsittely. Jos esimerkiksi kirjailijahaastattelun yhteydessä keskustellaan kirjailijan maailmankuvasta ja suhteesta yhteiskuntaan, on poliittiseen mielipiteeseen ja uskonnolliseen vakaumukseen liittyvien aiheiden käsittely perusteltua. Voi kuitenkin olla, että ei löydy perusteita sille, että haastattelija ryhtyy utelemaan kirjailijalta tämän terveystietoja, ellei haastateltava halua niitä itse tuoda esille.
Erityisten henkilötietoryhmien käsittelyn tulee tapahtua suhteessa aiheeseen ja kokonaisuuteen: on tärkeää, että tutkimuksessa voidaan käsitellä erilaisia ilmiöitä ja arkistoihin saadaan tallennettua yhteiskunnan ja kulttuurin moninaisuus. SKS:n kokoelmiin kuuluu runsaasti aineistoja, joiden aihepiirit liittyvät erityisiin henkilötietoryhmiin, kuten saamelaisiin, romaneihin ja inkeriläisiin sekä sukupuoli- ja seksuaalivähemmistöihin.
Tärkeää on myös huomata, että erityisiin henkilötietoryhmiin liittyvät aihepiirit nousevat esille kaikenlaisissa haastatteluissa, koska kyse on keskeisesti ihmisten elämään vaikuttavista tekijöistä.
Koska SKS:lla ja muilla kulttuuriperintöorganisaatioilla on oikeus erityisten henkilötietojen käsittelyyn, voidaan myös sellaiset haastattelut arkistoida, joissa aihe ei suoraan liity erityisiin henkilötietoihin, mutta joissa teemat ovat nousseet esille. Tapauskohtaisesti tullaan arvioimaan, millaisia erityisiä toimenpiteitä niiden käsittely edellyttää – jos esimerkiksi haastateltava mainitsee olevansa naimisissa, kuuluvansa kirkkoon tai olevansa karjalaista sukua, on tarve ylimääräisille suojatoimenpiteille todennäköisesti vähäinen. Jos taas haastatteluissa on enemmän suojaamista vaativia osia, kulttuuriperintöorganisaatioilla on vakiintuneet käytännöt, joita noudatetaan (aineistolle voidaan esimerkiksi asettaa eriasteisia käyttörajoituksia).
On tilanteita, joissa SKS:n arkisto ei voi käsitellä henkilötietoja ja joutuu tällöin kieltäytymään aineiston vastaanottamisesta. Useimmiten kyse on haastateltavalle tehdyistä lupauksista:
- Haastattelija on luvannut haastateltavalle, ettei kukaan muu saa aineistoa haltuunsa ja saa tietoa sen sisällöstä.
- Haastattelija on luvannut haastateltavalle, että aineisto tuhotaan haastattelijan käytettyä sitä.
- Haastattelija on luvannut haastateltavalle, että aineistoa käsitellään anonyymisti, eikä kukaan saa tietää haastatellun henkilöllisyyttä.
SKS:n arkisto kunnioittaa lupauksia, mikä tarkoittaa, että emme voi itsekään käsitellä aineistoa saati antaa siitä asiakaspalvelua. Tämän takia on tärkeää, että haastateltavaa informoidaan etukäteen aineiston arkistoimisesta ja pyydetään siihen suostumus.
Terveystiedot ovat haastava kokonaisuus. Voimme useimmiten käsitellä niitä, mutta on tilanteita, jolloin käsittelyyn ei ole oikeutta.
Esimerkkejä tilanteista, joissa käsittelyyn on oikeus:
- SKS:n arkisto järjestää muistitietokeruun sienestämisestä. Vastaaja kertoo, kuinka polvivaivat estivät sienestämisen, mutta leikkauksen ja kuntoutumisen jälkeen hän päästi takaisin tattiapajilleen.
- Kirjailija luovuttaa SKS:n arkistoon henkilöarkistonsa. Mukana ovat hänen neuvolakorttinsa, rokotustodistuksensa ja nippu lääkärin kirjaamia kuvauksia sairaudesta ja sen hoidosta. Kirjailija on tietoinen, että kyseiset asiakirjat ovat mukana luovutuksessa.
- Perilliset luovuttavat edesmenneen kirjailijan henkilöarkiston SKS:n arkistoon ja ovat tietoisia, että mukana on terveystietoja sisältäviä asiakirjoja.
Me arvioimme, tarvitaanko aineiston käytölle rajoituksia. Sienestyskuvaus tuskin vaatii rajoitusta, mutta henkilöarkistoissa olevat aineistot saattavat tarvita sellaisen.
Esimerkkejä tilanteista, joissa käsittelyyn ei ole oikeutta:
- Kirjailija on toiminut myös lääkärinä. Hän haluaa luovuttaa henkilöarkistonsa, jossa on mukana aineistoa potilaista. Näitä emme voi käsitellä.
- Kirjailija on sairaalaromaaninsa aineistoksi kerännyt tuttaviltaan näiden potilasasiakirjoja. Myöskään näitä emme voi käsitellä.
Lähtökohtana on, että tällaiset aineistot rajataan luovutuksen ulkopuolelle, joten ne eivät koskaan tule SKS:n haltuun. Jos luovutetusta aineistosta kuitenkin paljastuu terveyteen liittyviä tietoja, joita emme voi käsitellä, sovimme luovuttajan kanssa, miten aineisto saadaan poistettua kokonaisuudesta.
Kaikella aineistolla, joka kuuluu kirjastojen, arkistojen ja museoiden kokoelmiin, on lähtökohtaisesti kulttuuriperintö- ja tutkimusarvoa. Organisaatioiden keskinäinen hankintapoliittinen työnjako linjaa, millaisia aineistoja mikin organisaatioista käsittelee. Niitä aineistoja, joilla ei ole kulttuuriperintö- tai tutkimusarvoa, organisaatiot eivät ota kokoelmiinsa.
SKS:n kokoelmavastuulla on kirjallisuuden ja kulttuurihistorian sekä perinteen ja nykykulttuurin aineistot. Katso lisää SKS:n arkiston hankintapolitiikasta.
Tyypillisiä tutkimushankkeissa tuotettuja aineistoja, joita on luovutettu SKS:n arkistoon, ovat haastattelut. Kokoelmiimme sisältyy esimerkiksi eri aikoina toteutettujen kirjailijahaastatteluhankkeiden aineistoja. Yhdessä ne muodostavat merkittävän kokonaisuuden, jossa haastattelut täydentävät toisiaan ja luovat kokonaiskuvaa esimerkiksi suomalaisten kirjailijoiden ammatti-identiteetistä ja sen kehittymisestä.
Määrällisesti suurimman haastattelukokonaisuuden muodostavat perinnehaastattelut, joita on tehty eri puolilla Suomea erityisesti 1950-luvulta lähtien. Vastaavia muita aineistoja, joista osa voi olla SKS:lle luovutettuja ja osa SKS:ssa tuotettuja, ovat romanien ja inkeriläisten haastattelut. Kyse ei näin ollen ole vain tunnetuista, julkisuudessa toimivista henkilöistä, vaan haastateltavana voi olla kuka tahansa.
Kaikissa haastatteluissa on kyse kulttuuriperintö- tai tutkimusaineistoista, joten henkilötietojen käsittely on mahdollista, eikä aineistoa tarvitse minimoida riippumatta siitä, onko haastateltu tunnettu vai ei.
Kulttuuriperintö- ja tutkimusaineistoilla on erityistä merkitystä tieteellisen ja historiallisen tutkimuksen sekä muiden yleisten tiedontarpeiden lähdeaineistona. Niiden sisältämät henkilötiedot ovat keskeisiä aineistojen kulttuuriperintöarvojen muotoutumisessa. Jos esimerkiksi kirjailijan haastattelusta poistettaisiin kaikki tunnistetiedot – nimi, kirjojen nimet, kustantajien nimet, viittaukset aikaan ja yksittäisiin tunnistettaviin tapahtumiin, ei aineisto enää pystyisi kertomaan kirjailijoiden muuttuvista rooleista tiettynä aikakautena.
Jos taas perinnehaastattelusta poistettaisiin tunnistetiedot, katoaisi aineistosta sen aikaan ja paikkaan sitoutuva todistusvoimaisuus. Tämän takia on perusteltua, että aineistot säilytetään kokonaisina, henkilötietoja poistamatta, sillä niiden arkistointiin on tietosuoja-asetuksen ja lain mukainen peruste.
SKS ja muut kulttuuriperintöorganisaatiot ottavat vastaan vain sellaista aineistoa, jonka käsittelyyn niillä on oikeus. Tätä varten esimerkiksi jokaisen haastattelun arkistointiin tarvitaan lupa haastatellulta. Koska arkistossa henkilötietojen käsittely tapahtuu yleisen edun mukaisesti, ei pyydetä lupaa henkilötietojen käsittelyyn, vaan arkistointiin. Henkilötietojen käsittelystä informoidaan haastateltavia. Sekä arkistointilupa että henkilötietojen käsittelystä informointi on hyvä tehdä lomakkeella, jonka jokainen haastateltava allekirjoittaa. Lomakkeeseen on tärkeää sisällyttää valinta: saako haastattelun arkistoida vai eikö saa. Kyse on siis haasteltavan aktiivisesta valinnasta – tutkimushankkeeseen tulee voida osallistua myös niin, että aineistoa ei arkistoida vastaista käyttöä varten. SKS on tuottanut tätä varten mallitekstit, jotka ovat sisällöltään yhtenevät muiden kulttuuriperintöorganisaatioiden käyttämien kanssa ja joiden sanamuodot on tarkastettu tietosuoja-asioihin perehtyneellä juristilla.
Kulttuuriperintö- ja tutkimusaineistojen arkistointi kulttuuriperintöorganisaatioihin lähtee siitä, että aineistot tulevat käyttöön. Organisaatiot eivät voi pitää hallussaan aineistoja, joita ei voi tarjota käytettäväksi – se ei olisi taloudellisesti mahdollista, eikä lainsäädännön hengen mukaista.
On kuitenkin mahdollista, että aineistolle määritetään käytön rajoituksia. Aineiston käyttö voi olla luvanvaraista tai jopa suljettua. Kuitenkin kaikki rajoitukset tehdään määräaikaisiksi (esimerkiksi 5–50 vuotta), joten aikaa myöten käyttö tulee vapaaksi. Lähtökohtana on, että rajoituksista ei sovita yksittäisten haastateltavien kanssa, vaan aineiston luovuttajan. Tällä tavoin koko aineistokokonaisuudelle saadaan yksi helposti toteutettava rajoitus. Toinen vaihtoehto voisi olla hankalimmillaan se, että 20 haastattelun kokonaisuudessa on 13 erilaista rajoitusta, joista kymmenen kohdalla tulee kysyä haastateltavalta. Asiakaspalvelun kannalta tämä on hankalaa, ja käytännössä tulee rajaamaan kyseiset haastattelut käytön ulkopuolelle.
Lopullisen vastaanottopäätöksen SKS tekee vasta siinä vaiheessa, kun aineisto on valmis. Syy tähän on se, että jokaisesta luovutettavaksi tulevasta haastattelusta tulee olla asianmukainen, todennettavissa oleva lupa arkistointiin, mihin allekirjoitettu lomake on yksinkertaisin ja toimivin vaihtoehto. Tässä vaiheessa SKS myös varmistuu siitä, että aineistolla on kulttuuriperintö- ja tutkimusarvoa, mikä on edellytys arkistoinnille.
Lisäksi SKS arvioi aina vastaanottopäätöstä tehdessään, millaiset mahdollisuudet asiakaspalvelun antamiseen ovat. Liian moninaiset rajoitukset voivat muodostaa esteen vastaanotolle. Tämän takia haastateltavia tulee informoida aineiston käytöstä, ja siitä, että käyttäjät sitoutuvat aineistoa tilatessaan noudattamaan voimassaolevan lainsäädännön lisäksi arkiston käyttösääntöä ja hyvää tapaa. Katso lisää SKS:n arkiston käyttösäännöstä.
Sivun kuva: Emma Suominen.