Itse kerättävä aineisto

Kirjastoilla, arkistoilla ja museoilla on oikeus hyvin laajaan henkilötietojen käsittelyyn, silloin kun kyseessä on tietosuoja-asetuksessa tarkoitettu yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus, ja käsittely arkistointitarkoituksessa on tarpeen ja oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen ja rekisteröidyn oikeuksiin nähden (tietosuojalaki 4 § 4 kohta). Näiden perusteiden täyttyessä kulttuuriperintö- ja tutkimusaineistot saa säilyttää kaikkine tunnisteineen – siis anonymisoimatta, mutta myös minimoimatta, kunhan käsittely on tarpeen ja oikeasuhtaista.

Henkilötietojen käsittelyä on analysoitu tarkemmin suosituksessa Tietosuoja KAM-sektorilla. Sen on laatinut kirjastojen, arkistojen ja museoiden juridiikkaan keskittyneiden ammattilaisten yhteistyöryhmä (KAM-juridiikkaryhmä).

Lainsäädäntö mahdollistaa aineiston tuottamisen ja haastatteluiden tekemisen aiheista, joihin liittyy erityisiä henkilötietoryhmiä (ns. arkaluontoiset henkilötiedot, kuten etninen alkuperä, poliittinen mielipide, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, terveys ja seksuaalinen suuntautuminen).

Kulttuuriperintöorganisaatioilla on 6 §:n 1. momentin 8. kohdan mukainen oikeus yleishyödyllisessä arkistointitarkoituksessa käsitellä erityisiä henkilötietoja. Näitä henkilötietoja käsiteltäessä edellytetään erityistä harkintaa, joten oikeus käsittelyyn on rajatumpi kuin tavallisten henkilötietojen kohdalla.

Näin ollen on tärkeää erottaa tarpeellinen ja tarpeeton erityisten henkilötietoryhmien käsittely. Jos esimerkiksi kirjailijahaastattelun yhteydessä keskustellaan kirjailijan maailmankuvasta ja suhteesta yhteiskuntaan, on poliittiseen mielipiteeseen ja uskonnolliseen vakaumukseen liittyvien aiheiden käsittely perusteltua. Voi kuitenkin olla, että ei löydy perusteita sille, että haastattelija ryhtyy utelemaan kirjailijalta tämän terveystietoja, ellei haastateltava halua niitä itse tuoda esille.

Erityisten henkilötietoryhmien käsittelyn tulee tapahtua suhteessa aiheeseen ja kokonaisuuteen: on tärkeää, että tutkimuksessa voidaan käsitellä erilaisia ilmiöitä ja arkistoihin saadaan tallennettua yhteiskunnan ja kulttuurin moninaisuus. SKS:n kokoelmiin kuuluu runsaasti aineistoja, joiden aihepiirit liittyvät erityisiin henkilötietoryhmiin, kuten saamelaisiin, romaneihin ja inkeriläisiin sekä sukupuoli- ja seksuaalivähemmistöihin.

Tärkeää on myös huomata, että erityisiin henkilötietoryhmiin liittyvät aihepiirit nousevat esille kaikenlaisissa haastatteluissa, koska kyse on keskeisesti ihmisten elämään vaikuttavista tekijöistä.

Koska SKS:lla ja muilla kulttuuriperintöorganisaatioilla on oikeus erityisten henkilötietojen käsittelyyn, voidaan myös sellaiset haastattelut arkistoida, joissa aihe ei suoraan liity erityisiin henkilötietoihin, mutta joissa teemat ovat nousseet esille. Tapauskohtaisesti tullaan arvioimaan, millaisia erityisiä toimenpiteitä niiden käsittely edellyttää – jos esimerkiksi haastateltava mainitsee olevansa naimisissa, kuuluvansa kirkkoon tai olevansa karjalaista sukua, on tarve ylimääräisille suojatoimenpiteille todennäköisesti vähäinen. Jos taas haastatteluissa on enemmän suojaamista vaativia osia, kulttuuriperintöorganisaatioilla on vakiintuneet käytännöt, joita noudatetaan (aineistolle voidaan esimerkiksi asettaa eriasteisia käyttörajoituksia).

On tilanteita, joissa SKS:n arkisto ei voi käsitellä henkilötietoja ja joutuu tällöin kieltäytymään aineiston vastaanottamisesta. Useimmiten kyse on haastateltavalle tehdyistä lupauksista:

SKS:n arkisto kunnioittaa lupauksia, mikä tarkoittaa, että emme voi itsekään käsitellä aineistoa saati antaa siitä asiakaspalvelua. Tämän takia on tärkeää, että haastateltavaa informoidaan etukäteen aineiston arkistoimisesta ja pyydetään siihen suostumus.

Terveystiedot ovat haastava kokonaisuus. Voimme useimmiten käsitellä niitä, mutta on tilanteita, jolloin käsittelyyn ei ole oikeutta.

Esimerkkejä tilanteista, joissa käsittelyyn on oikeus:

Me arvioimme, tarvitaanko aineiston käytölle rajoituksia. Sienestyskuvaus tuskin vaatii rajoitusta, mutta henkilöarkistoissa olevat aineistot saattavat tarvita sellaisen.

Esimerkkejä tilanteista, joissa käsittelyyn ei ole oikeutta:

Lähtökohtana on, että tällaiset aineistot rajataan luovutuksen ulkopuolelle, joten ne eivät koskaan tule SKS:n haltuun. Jos luovutetusta aineistosta kuitenkin paljastuu terveyteen liittyviä tietoja, joita emme voi käsitellä, sovimme luovuttajan kanssa, miten aineisto saadaan poistettua kokonaisuudesta.

Kaikella aineistolla, joka kuuluu kirjastojen, arkistojen ja museoiden kokoelmiin, on lähtökohtaisesti kulttuuriperintö- ja tutkimusarvoa. Organisaatioiden keskinäinen hankintapoliittinen työnjako linjaa, millaisia aineistoja mikin organisaatioista käsittelee. Niitä aineistoja, joilla ei ole kulttuuriperintö- tai tutkimusarvoa, organisaatiot eivät ota kokoelmiinsa.

SKS:n kokoelmavastuulla on kirjallisuuden ja kulttuurihistorian sekä perinteen ja nykykulttuurin aineistot. Katso lisää SKS:n arkiston hankintapolitiikasta.

Tyypillisiä tutkimushankkeissa tuotettuja aineistoja, joita on luovutettu SKS:n arkistoon, ovat haastattelut. Kokoelmiimme sisältyy esimerkiksi eri aikoina toteutettujen kirjailijahaastatteluhankkeiden aineistoja. Yhdessä ne muodostavat merkittävän kokonaisuuden, jossa haastattelut täydentävät toisiaan ja luovat kokonaiskuvaa esimerkiksi suomalaisten kirjailijoiden ammatti-identiteetistä ja sen kehittymisestä.

Määrällisesti suurimman haastattelukokonaisuuden muodostavat perinnehaastattelut, joita on tehty eri puolilla Suomea erityisesti 1950-luvulta lähtien. Vastaavia muita aineistoja, joista osa voi olla SKS:lle luovutettuja ja osa SKS:ssa tuotettuja, ovat romanien ja inkeriläisten haastattelut. Kyse ei näin ollen ole vain tunnetuista, julkisuudessa toimivista henkilöistä, vaan haastateltavana voi olla kuka tahansa.

Kaikissa haastatteluissa on kyse kulttuuriperintö- tai tutkimusaineistoista, joten henkilötietojen käsittely on mahdollista, eikä aineistoa tarvitse minimoida riippumatta siitä, onko haastateltu tunnettu vai ei.

Kulttuuriperintö- ja tutkimusaineistoilla on erityistä merkitystä tieteellisen ja historiallisen tutkimuksen sekä muiden yleisten tiedontarpeiden lähdeaineistona. Niiden sisältämät henkilötiedot ovat keskeisiä aineistojen kulttuuriperintöarvojen muotoutumisessa. Jos esimerkiksi kirjailijan haastattelusta poistettaisiin kaikki tunnistetiedot – nimi, kirjojen nimet, kustantajien nimet, viittaukset aikaan ja yksittäisiin tunnistettaviin tapahtumiin, ei aineisto enää pystyisi kertomaan kirjailijoiden muuttuvista rooleista tiettynä aikakautena.

Jos taas perinnehaastattelusta poistettaisiin tunnistetiedot, katoaisi aineistosta sen aikaan ja paikkaan sitoutuva todistusvoimaisuus. Tämän takia on perusteltua, että aineistot säilytetään kokonaisina, henkilötietoja poistamatta, sillä niiden arkistointiin on tietosuoja-asetuksen ja lain mukainen peruste.

SKS ja muut kulttuuriperintöorganisaatiot ottavat vastaan vain sellaista aineistoa, jonka käsittelyyn niillä on oikeus. Tätä varten esimerkiksi jokaisen haastattelun arkistointiin tarvitaan lupa haastatellulta. Koska arkistossa henkilötietojen käsittely tapahtuu yleisen edun mukaisesti, ei pyydetä lupaa henkilötietojen käsittelyyn, vaan arkistointiin. Henkilötietojen käsittelystä informoidaan haastateltavia. Sekä arkistointilupa että henkilötietojen käsittelystä informointi on hyvä tehdä lomakkeella, jonka jokainen haastateltava allekirjoittaa. Lomakkeeseen on tärkeää sisällyttää valinta: saako haastattelun arkistoida vai eikö saa. Kyse on siis haasteltavan aktiivisesta valinnasta – tutkimushankkeeseen tulee voida osallistua myös niin, että aineistoa ei arkistoida vastaista käyttöä varten. SKS on tuottanut tätä varten mallitekstit, jotka ovat sisällöltään yhtenevät muiden kulttuuriperintöorganisaatioiden käyttämien kanssa ja joiden sanamuodot on tarkastettu tietosuoja-asioihin perehtyneellä juristilla.

Kulttuuriperintö- ja tutkimusaineistojen arkistointi kulttuuriperintöorganisaatioihin lähtee siitä, että aineistot tulevat käyttöön. Organisaatiot eivät voi pitää hallussaan aineistoja, joita ei voi tarjota käytettäväksi – se ei olisi taloudellisesti mahdollista, eikä lainsäädännön hengen mukaista.

On kuitenkin mahdollista, että aineistolle määritetään käytön rajoituksia. Aineiston käyttö voi olla luvanvaraista tai jopa suljettua. Kuitenkin kaikki rajoitukset tehdään määräaikaisiksi (esimerkiksi 5–50 vuotta), joten aikaa myöten käyttö tulee vapaaksi. Lähtökohtana on, että rajoituksista ei sovita yksittäisten haastateltavien kanssa, vaan aineiston luovuttajan. Tällä tavoin koko aineistokokonaisuudelle saadaan yksi helposti toteutettava rajoitus. Toinen vaihtoehto voisi olla hankalimmillaan se, että 20 haastattelun kokonaisuudessa on 13 erilaista rajoitusta, joista kymmenen kohdalla tulee kysyä haastateltavalta. Asiakaspalvelun kannalta tämä on hankalaa, ja käytännössä tulee rajaamaan kyseiset haastattelut käytön ulkopuolelle.

Lopullisen vastaanottopäätöksen SKS tekee vasta siinä vaiheessa, kun aineisto on valmis. Syy tähän on se, että jokaisesta luovutettavaksi tulevasta haastattelusta tulee olla asianmukainen, todennettavissa oleva lupa arkistointiin, mihin allekirjoitettu lomake on yksinkertaisin ja toimivin vaihtoehto. Tässä vaiheessa SKS myös varmistuu siitä, että aineistolla on kulttuuriperintö- ja tutkimusarvoa, mikä on edellytys arkistoinnille.

Lisäksi SKS arvioi aina vastaanottopäätöstä tehdessään, millaiset mahdollisuudet asiakaspalvelun antamiseen ovat. Liian moninaiset rajoitukset voivat muodostaa esteen vastaanotolle. Tämän takia haastateltavia tulee informoida aineiston käytöstä, ja siitä, että käyttäjät sitoutuvat aineistoa tilatessaan noudattamaan voimassaolevan lainsäädännön lisäksi arkiston käyttösääntöä ja hyvää tapaa. Katso lisää SKS:n arkiston käyttösäännöstä.