Miten huolehdimme aineiston säilymisestä?

SKS:n arkistolla on laajat, kulttuurihistoriallisesti arvokkaat kokoelmat, joiden säilymistä ja käytettävyyttä ylläpidämme pitkäjänteisesti ja suunnitelmallisesti. Varmistamme alkuperäisaineistojen säilyminen kokoelmien aktiivisen hoidon avulla.

Kokoelmien hoitoa ovat kuvailu ja järjestäminen, ennalta ehkäisevä konservointi sekä ammattimainen konservointi- ja digitointityö. Mikrofilmaus, jota ei enää tehdä, oli aiemmin pääasiallinen tapa tuottaa arkiston tekstiaineistoista käyttökopioita. Mikrofilmeille kuvattua aineistoa käytetään edelleen asiakaspalvelussa.

Vastaanotamme eri aineistotyyppejä – kuvia, tekstiä, äänitteitä ja videoita – monissa eri formaateissa. Aineisto saapuu arkistoon vuosikymmeniä tai jopa satoja syntyajankohtansa jälkeen, ja meille saapuva aineisto on usein menneiden vuosikymmenien tallennusmuodoissa. Tällä hetkellä syntyvästä arkistoaineistosta valtaosa on jo lähtökohtaisesti sähköistä ja nämä tallennetaan alkuperäisessä muodossaan digitaalisena.

Arkistoaineistojen järjestäminen alkaa tutustumisella arkistonmuodostajaan, esimerkiksi henkilöön tai yhdistykseen, jotta saamme arkistonmuodostajan toiminnasta yleiskuvan. Seuraavaksi käymme arkistoon saapuneen aineiston kokonaisuudessaan läpi. Tämän aineiston inventointivaiheen tarkoituksena on hahmottaa käsittelyssä olevan arkiston rakenne tai mahdollinen olemassa oleva sisäinen järjestys ja aineistojen sisältö ja kunto sekä suojata aineisto alustavasti esimerkiksi poistamalla sitä vahingoittavat muovit, teipit ja paperiliittimet. Samalla aineistosta seulotaan arkistoon kuulumaton osa.

Kun aineisto on inventoitu alustavasti joko henkilöarkiston tai järjestön arkistokaavaan, sen tarkempaa luettelointia on helpompi jatkaa myöhemmin. Henkilö- tai yhdistysaineistoista kuvaillaan arkistonmuodostajan lisäksi arkiston tai kokoelman kokonaisuus, sarja ja alasarjat sekä arkistoyksiköt.

Keruuaineistoista kirjataan aineiston keräämisen ajankohta, vastausten määrä, vastaajien tiedot joko nimellä tai nimimerkillä sekä kuvaillaan aineiston aihepiiri joko yleisellä tasolla tai vastauskohtaisesti. SKS:n arkiston omista keruista tehdään keruun päätyttyä asiakaskäyttöön digitaalinen aineistokokonaisuus, jossa on huomioitu tietosuoja ja joka on pitkäaikaissäilytykseen soveltuva.

Luettelointi- ja kuvailutiedot syötetään arkistotietokantaan, jotta ne ovat oman asiakaspalvelumme käytettävissä ja myös asiakkaidemme suoraan haettavissa esimerkiksi Finnan kautta.

Tavoitteemme on säilyttää arkiston kokoelmiin kuuluvat aineistot pysyvästi. Tarkoitus on, että aineistot ovat olemassa ja käytettävissä vielä satojen vuosien kuluttua. Aineistojen käsittelyssä kiinnitämme erityistä huomiota seikkoihin, jotka edesauttavat aineiston säilymistä ja ehkäisevät vaurioita. Lisäksi konservoimme mahdollisuuksien mukaan jo vahingoittuneita arkistoon vastaanotettuja aineistoja.

Toimenpiteitä, joilla minimoidaan aineiston virheellisestä käsittelystä, käytöstä ja säilytyksestä aiheutuvat vauriot tai tuhoutuminen, kutsutaan ennaltaehkäiseväksi konservoimiseksi. Ennalta ehkäisevä konservointi perustuu aineiston asianmukainen käsittelyyn ja oikeista säilytysolosuhteista huolehtimiseen.

Käsittelemme aineistoa puhtain, kuivin käsin ja tarvittaessa käsinein. Aineiston järjestämisen yhteydessä poistamme sitä mahdollisesti vahingoittavat osat kuten muovitaskut, niitit ja paperiliittimet. Suojaamiseen ja merkintöihin käytämme arkistokelpoisia materiaaleja ja merkintäaineita. 

Aineistojen säilytyksessä otamme huomioon kullekin aineistotyypille sopivimman säilytystavan, sillä esimerkiksi tekstiaineistot, valokuvat ja äänitteet vaativat erilaiset säilytysvälineet ja olosuhteet. Aineistot säilytetään arkistokelpoisissa ja oikeankokoisissa koteloissa vaakatasossa valolta ja lämpötilanvaihtelulta suojattuna. Koteloiden tulee olla oikean kokoisia, eikä niihin saa jäädä tyhjää tilaa, jossa aineisto pääsisi liikkumaan tai vääntymään. Perinteen ja nykykulttuurin kokoelman sidottuja aineistoja säilytetään kirjojen tapaan pystyasennossa, mutta sidoksetkin ovat mekaanisen kulumisen minimoimiseksi hyllytetty niin, että ne eivät pääse liikkumaan.

Kiinnitämme aineistojen suojaamiseen huomioita myös asiakaspalvelussa, kun aineistoja annetaan käyttöön.  Asiakkaiden tulee käsitellä aineistoa puhtain, kuivin käsin ja tarvittaessa käsineitä käyttäen. On tärkeä huomata, että esimerkiksi valokopiointi rasittaa aineistoa, minkä takia sitä on rajoitettu. Hyvin huonokuntoista alkuperäisaineistoa ei voida antaa sellaisenaan käytettäväksi.

Tilanteissa, joissa aineisto on vaurioitunut, pyrimme mahdollisuuksien mukaan konservoimaan sen. Konservointi on hidasta ja kallista käsityötä, joka tehdään ostopalveluna konservointiin erikoistuneella ammattilaisilla SKS:n ulkopuolella. Konservointitarpeen vähentämiseksi painotamme toiminnassamme aineiston vahingoittumista ennaltaehkäiseviä keinoja ja aineiston huolellista käsittelyä. Toisinaan aineistosta on mahdollista tehdä digitaalinen käyttökopio vasta konservoinnin jälkeen.

Digitoimme aineistojamme varmistaaksemme niiden säilymisen sekä tehdäksemme aineistojen asiakaskäytön helpommaksi. Aineistojen käyttökopiot takaavat aineistojen tietosisällön säilymisen sekä mahdollistavat asiakaspalvelun antamisen myös vanhoista ja hauraista aineistoista ainutkertaista alkuperäisaineistoa vaurioittamatta.

Digitoitavien aineistojen valinta ja priorisoiminen perustuvat SKS:n arkiston digitointilinjauksiin. Valitsemme aineistoja suunnitelmalliseen digitointiin seuraavien seikkojen perusteella:

Digitoinnin osa-alueita on kolme: suunnitelmallinen digitointi, erityistarpeisiin liittyvät projektilähtöiset digitoinnit sekä asiakastilaukset. Suunnitelmallinen digitointi pohjautuu arkistossa tehtyyn valmistelutyöhön ja siihen kuuluu myös niin sanottu pelastusdigitointi. Sillä tarkoitetaan tuhoutumisvaarassa olevan aineistotyypin siirtämistä digitaaliseen muotoon. Erityistarpeisiin liittyvää digitointi toteutetaan useimmiten yhteistyössä tutkimushankkeiden kanssa tai näyttelyitä ja merkki- ja teemavuosia varten. Asiakastilauksissa digitointia tehdään voimassaolevien palveluehtojen mukaisesti yksittäisiin tarpeisiin esimerkiksi kirjojen kuvittamiseksi. Digitointiprosessiin valittavat aineistot on oltava riittävällä tasolla järjestettyjä ja kuvailtuja, jotta ne on mahdollista digitoida.

Digitoimme ammattimaisesti teksti-, kuva-, äänite- ja videoaineistoja, joista tuotetaan pakkaamattomia tiedostoja. Myös tekstiaineistot digitoimme kuvamuotoisina. Digitointi on erilaista riippuen siitä, millaista aineistoa ollaan digitoimassa. Kartunnan digitointiin, pelastusdigitointiin ja asiakastilauksiin kuluu vaihtelevasti aikaa digitoitavan aineiston kunnosta ja järjestämisasteesta riippuen. Kaikista digitoiduista aineistoista tuotamme myös pitkäaikaissäilytykseen (PAS) soveltuvan tiedoston.

Teemme digitointia SKS:n arkiston molemmissa yksiköissä Helsingissä ja Joensuussa. Arkiston oman digitointityön ohella erityisesti äänitteiden ja videoiden digitointia teetetään myös ostopalveluna SKS:n ulkopuolella.

SKS:n arkistossa digitaaliset aineistot ja niiden metatiedot säilytetään noudattaen arkistoalan hyviä käytäntöjä. Digitaalisia aineistoja ylläpidetään tietojärjestelmissä, jotka ovat näitä toimintoja varten suunniteltuja ja niitä varmuuskopioidaan säännöllisesti.

Vuonna 2022 toteutimme pitkäaikaisen suunnitelmamme, kun päärakennuksen yhteyteen Helsingin Kruununhakaan valmistui maanalainen arkisto- ja kirjastomakasiini. Uudistuksen myötä kirjaston varastokokoelmat sekä kaikki arkiston Helsingissä olevat aineistot saatiin keskitettyä tiloihin, joiden olosuhteet vastaavat pysyvästi säilytettävälle aineistolle asetettuja vaatimuksia. Makasiinirakennus täyttää paloturvallisuusvaatimukset, tiloissa on jatkuva lämpötilan ja kosteuden seuranta ja makasiinin eri osiin voidaan asettaa erilaiset olosuhteet aineiston vaatimuksien mukaan.

Sivun taustakuva: Emma Suominen