Anonyymin ilmoituskanavan tietosuojaseloste
Suomalaisen Kirjallisuuden Seura ry (SKS) sitoutuu käsittelemään henkilötietoja luotettavasti, turvallisesti ja läpinäkyvällä tavalla. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, kuinka SKS käsittelee henkilötietoja anonyymin ilmoituskanavan kautta tulleiden ilmoitusten käsittelyn sekä niistä käynnistyvien selvitysten ja prosessien yhteydessä.
1. Rekisterinpitäjätaho
Suomalaisen Kirjallisuuden Seura ry, y-tunnus: 0200103-1
PL 259, 00171 Helsinki
Voit olla rekisterinpitäjätahoon yhteydessä kysyäksesi lisää henkilötietojesi käsittelystä ja käyttääksesi oikeuksiasi rekisteröitynä. Yhteydenotot voi lähettää osoitteeseen sks@finlit.fi, josta saamme välitettyä tiedustelusi oikealle taholle. Voit tehdä kyselyn ja pyynnön vapaamuotoisesti.
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet
SKS voi kerätä ja käsitellä henkilötietoja muun muassa seuraaviin tarkoituksiin:
- ilmoituskanavan kautta jätettyjen ilmoitusten käsittely, tutkinta ja raportointi
- lainsäädännön, sopimusten ja SKS:n sisäisten määräysten noudattamisen seuraaminen ja varmistaminen
- rikosten ja muiden väärinkäytösten ehkäiseminen, selvittäminen ja tutkintaan saattaminen
- lakiin perustuvien oikeuksien turvaaminen
- lakimääräisten velvollisuuksien täyttäminen
- henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen ja SKS:n oikeutettu etu.
3. Käsiteltävät henkilötiedot
SKS voi kerätä ja käsitellä seuraavia henkilötietoja:
- yksilöintitiedot, kuten nimi ja henkilötunnus
- yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero ja sähköposti
- ammatti- ja työnantajatiedot
- epäiltyyn rikokseen tai väärinkäytökseen liittyvät tiedot
- kuva- ja videoaineisto
- muut ilmoituksen tekijän ilmoittamat tiedot
Käsiteltävät henkilötiedot koskevat tyypillisesti ilmoituksen jättänyttä henkilöä tai sen kohteena olevaa henkilöä.
Ilmoituksen voi jättää myös anonyymisti, eikä ilmoittajasta silloin tallenneta eikä rekisteröidä mitään henkilötietoja, kuten nimeä, sähköpostiosoitetta tai IP-osoitetta.
4. Säilytysajat
Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin ne ovat tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Saamme henkilötiedot pääsääntöisesti ilmoittajalta itseltään ilmoituskanavan kautta. Ilmoituksen ilmoituskanavassa voi tehdä kuka tahansa eli esimerkiksi SKS:n työntekijät sekä SKS:n asiakkaiden ja muiden sidosryhmien edustajat.
SKS voi osana ilmoituksen tutkintaa lisäksi kerätä henkilötietoja SKS:n sisäisistä järjestelmistä, ilmoitukseen liittyviltä tahoilta ja viranomaisilta.
6. Henkilötietojen luovuttaminen
Henkilötietoja voidaan SKS:n harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa rajoissa. Tietojen luovuttaminen voi lähtökohtaisesti tapahtua vain sellaisiin laillisiin tarkoituksiin, jotka tukevat SKS:n toiminta-ajatusta, ja joissa tietojen käyttötarkoitus on yhteensopiva SKS:n käyttötarkoitusten kanssa.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi viranomaisille näiden pyynnöstä, lain velvoittaessa ja SKS:n oikeuksien toteuttamiseksi.
Jos henkilötietojasi luovutetaan kolmannelle osapuolelle, varmistamme, että tietosi suojataan asianmukaisin sopimusperusteisin suojauksin.
7. Tietojen mahdollinen siirto Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Käsittelemme henkilötietoja vain Euroopan talousalueen (ETA) sisällä.
8. Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus
Henkilötietoja käsitellessämme varmistamme henkilötietojen asianmukaisen turvallisuuden ja tietosuojan, mukaan lukien henkilötietojen suojaamisen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä.
Sähköisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu palomuureilla, salasanoilla ja muilla tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävillä keinoilla. Verkkosivustoilla ja muissa palveluissa tietoja suojataan SSL-suojatulla yhteydellä ja muilla tarpeellisilla tavoilla. Henkilötietoihin on pääsy ainoastaan yksilöidyillä SKS:n työntekijöillä SKS:n myöntämällä käyttöoikeudella.
SKS:n ilmoituskanava on toteutettu Juuriharja Consulting Group Oy:n First Whistle -järjestelmässä.
9. Automaattinen päätöksenteko, mukaan lukien profilointi
SKS ei käytä automaattista päätöksentekoa tai profilointia tässä tietosuojaselosteessa kuvatun henkilötietojen käsittelyn yhteydessä.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröitynä sinulla on oikeus:
- pyytää pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihin,
- pyytää kyseisten tietojen oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista,
- vastustaa käsittelyä,
- pyytää tietojesi siirtämistä järjestelmästä toiseen, sekä
- kun käsittely perustuu suostumukseesi, peruuttaa antamasi suostumus. Huomaathan, ettei tämä kuitenkaan vaikuta ennen peruuttamista suoritettuun käsittelyyn.
Rekisteröidyn yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaista oikeutta tutustua tietoihin voidaan rajoittaa ilmoittajansuojelulain nojalla ilmoitettujen henkilötietojen osalta, jos se on välttämätöntä ja oikeasuhtaista ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi. Jos vain osa rekisteröityä koskevista tiedoista on sellaisia, että ne jäävät em. tarkoitetun oikeuden ulkopuolelle, rekisteröidyllä on oikeus saada tietää muut häntä koskevat tiedot. Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa em. rajoituksen syyt ja pyytää muiden tietojen pyytää tietojen antamista tietosuojavaltuutetulle tietosuojalain (1050/2018) 34 §:n 3 ja 4 momentin mukaisesti.
Voit käyttää tietosuojalainsäädännön mukaisia oikeuksiasi olemalla meihin vapaamuotoisesti yhteydessä osoitteeseen ilkka.heinanen@finlit.fi. Arvioimme edellytykset täyttää pyyntösi mahdollisimman pian ja tarvittaessa pyydämme sinulta tarpeellisia lisätietoja. Jos katsomme, että pyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, voimme periä maksun pyynnön toteuttamisesta tai kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä.
Jos katsot, ettei henkilötietojasi käsitellä lainmukaisesti, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojavaltuutetulle.