Ohjeita muistitietokeruiden yhteistyötahoille

Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran arkiston keruiden tarkoituksena on kerätä ja tallentaa keruuvastaajien tuottamaa perinne- ja muistitietoa osaksi arkiston perinteen ja nykykulttuurin kokoelmaa. Arkisto toteuttaa keruut joko itsenäisesti tai keruuehdotuksia tehneiden yhteistyötahojen kanssa.

Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran arkisto ottaa vastaan keruuehdotuksia paitsi yhteisöiltä ja tutkimushankkeilta, myös yksittäisiltä henkilöiltä. Kuka tahansa voi siis tehdä keruuehdotuksen arkistolle. Jokainen saapunut ehdotus kirjataan ylös ja käsitellään arkiston keruutyöryhmässä. Hyvä keruuehdotus on sellainen, jonka aihepiiri on tarpeeksi laaja, monia ihmisiä koskettava ja alueellisestikin kattava. Lisäksi aiheen ajankohtaisuus sekä se, onko samasta aiheesta aikaisemmin jo järjestetty keruita, vaikuttavat keruuehdotuksen hyväksymiseen. Toisaalta myös toistuvat aiheet ja niiden kautta syntyneet ajallisesti vertailtavaa aineistoa synnyttävät keruut ovat mahdollisia. Jokainen keruuehdotus arvioidaan yksilöllisesti.

Keruutyöryhmän käsittelyn jälkeen ehdotus joko päätetään toteuttaa arkiston toimesta yhteistyössä ehdotuksen tehneen tahon kanssa tai itsenäisesti – tai ehdotuksen tekijää opastetaan omaehtoiseen keräämiseen. Omaehtoiseen keräämiseen ja aineiston tuottamiseen saa arkistosta neuvoja ja apua, muun muassa luovutusasiakirjojen laatimiseksi sellaisiksi, että valmiiksi kerätyn aineiston luovuttaminen myöhemmin arkistolle valmiina keruuaineistona on mahdollista.

Kun keruutyöryhmä hyväksyy keruuehdotuksen, se on yhteydessä ehdotuksen tekijään ja mahdollisiin muihin yhteistyötahoihin. Keruutyöryhmä päättää keruun ajankohdan ja opastaa yhteistyötahoja keruun eri vaiheissa sekä tiedottaa yhteistyökumppania keruun etenemisestä.

Kun keruun ajankohta on päätetty, keruulle tehdään keruuesite. Keruuesitteen teksti tuotetaan usein yhteistyössä keruun ehdottajan ja/tai yhteistyötahon kautta, jotta yhteistyötahon tiedonintressi pääsee selkeästi esille. Keruuesitteen kustannuksista (esim. n. 200 euroa /500 painettua esitettä) vastaa pääsääntöisesti yhteistyötaho ellei muuta ole sovittu. Taiton ja painatuksen käytännön järjestelyt hoitaa arkisto.

Keruuesitteestä ja SKS:n verkkosivujen keruulomakkeesta löytyvät tiedot suostumuksesta arkistointiin ja aineiston käyttöön liittyvistä asioista.

SKS jakaa tietoa keruusta tiedotusvälineille uutiskirjein, lehdistötiedottein ja sosiaalisen median kanavissaan sekä tiedottaa arkiston vastaajaverkoston jäseniä uudesta keruusta postittamalla heille keruuesitteen. Muista tiedottamisen tavoista on mahdollista keskustella keruutyöryhmän kanssa. Yhteistyökumppanin omat verkostot ja tiedotuskanavat ovat tärkeitä keruusta tiedottamisessa.

Keruuvastaukset saapuvat arkistoon joko sähköisesti arkiston verkkosivuilla olevan keruulomakkeen kautta tai postin välityksellä. Saapuneisiin vastauksiin ei ole mahdollista tutustua keruun aikana, vaan ne ovat keruun yhteistyötahojen luettavissa aikaisintaan kuukauden kuluttua keruun päättymisestä riippuen aineiston laajuudesta. Lisäksi erikseen sovittaessa, esimerkiksi tutkimus- tai viestintäsyistä, keruuaineistolle on mahdollista etukäteen keruutyöryhmän kanssa neuvotella lyhyt embargoaika, jolloin aineisto on ainoastaan järjestäjän käytössä.