Kirjemetadatan siivouspäivät Kansallisgalleriassa

Kansallisgallerian kokoelmiin kuuluu taideteosten ja esineiden lisäksi arkistoaineistoja. Niiden historia alkaa jo 1800-luvun loppupuolelta, jolloin museon varhaisin edeltäjä Suomen Taideyhdistys hankki ensimmäiset taiteilijakirjeet tarkoituksenaan kerätä lähdeaineistoa taideteosten tutkimuksen tueksi. Yli 10 000 kokoelmiemme 1800-luvulla kirjoitetun kirjeen tiedot on nyt liitetty CoCo-projektin keräämään kirjemetadataan. Kansallisgalleriassa näimme datapaketin valmistelussa oivallisen hetken tarkastella luettelointitietojamme ja -prosessejamme – ja sen myötä siivota metadataa.

Hugo Simberg Elsa Simbergille, Sorrento 13.4.1898. Hugo Simbergin arkisto. Arkistokokoelmat, Kansallisgalleria.

Kulttuuriperintöorganisaatioiden arkistokokoelmien luetteloinnin tavat eivät ole pysyneet yhdenmukaisina vuosikymmenten kuluessa. Tietojärjestelmien vaatima koneluettavuus luo myös tarpeen toisenlaiseen luettelointiin kuin manuaalikortistot tai word-luettelot. Näin meilläkin Kansallisgalleriassa, jossa kaikki kokoelmat luetteloidaan nykyisin MuseumPlus-kokoelmahallintajärjestelmään. Ennen kirjemetadatamme luovuttamista CoColle päätimme siivota ja lisä- ja korjausluetteloida kahta kirjeisiin liittyvää tietoryhmää: kirjeiden päiväyksiä ja toimijoita eli kirjeiden kirjoittajia ja vastaanottajia.

Korjasimme puutteellisia päiväyksiä ja muutimme tekstimuotoisia numeerisiksi yli tuhanteen kirjeeseen. Parisataa ”ajoittamattomana” luetteloitua kirjettä saatiin ajoituksen piiriin. Toimijoita koskevia tietoja tarkennettiin ja rikastettiin. Tämä työ vaati järjestelmäosaamista sekä kokoelma- ja taidehistorian tuntemusta. Saatoimme osittain hyödyntää massamuokkauksia, mutta myös manuaalista luettelointia tarvittiin.

Valitsimme datapakettia varten tarpeelliset kentät ja haut MuseumPlussassa, ja tilasimme paketin Kookos-palvelulta, joka hallinnoi Suomen museoissa käytettävää MuseumPlus-järjestelmää. Oikeanlaisen paketin luominen vaati monta testiraporttien tarkastuskierrosta. Oli haastavaa saada kaikki tarvittava tieto samaan tiedostoon niin, että linkitykset ja hierarkiat pysyvät mukana ja ovat koneluettavia. Arkistokokoelmia järjestetään ja luetteloidaan hierarkkisesti: ylimpänä on koko kokonaisuuden arkistotaso, esim. taiteilija Hugo Simbergin arkisto, sen jälkeen se jaettuna sarjoihin, kuten saapuneet kirjeet, ja lopuksi luettelointi kirjeen, muun asiakirjan tai valokuvan tasolla. Kirjetietojen mukana pitää kulkea tieto arkistokokonaisuudesta ja sitä säilyttävästä organisaatiosta.

Ruutukaappaus Kansallisgallerian MuseumPlus-järjestelmästä, objektimoduuli.

CoCo-projekti sai lopulta meiltä parannettua metadataa, mutta hyödyimme siivouspäivistä itsekin: luettelointitietomme rikastui ja yhdenmukaistui ja kokoelman hallittavuus parani. Siivoaminen vahvisti tietojamme kirjeaineistojen määrästä ja suhteesta muuhun aineistoon sekä kirjeiden ajallisista painopisteistä. Testiraporttien tarkistaminen puolestaan auttoi hahmottamaan kokonaisuutta ja sitä, millä tavoin aineisto on luetteloitu. Näimme, mikä siinä on yhdenmukaista ja toisaalta minkälaisia poikkeamia siinä on. Sen myötä voimme päivittää luettelointiohjeitamme. Kaikki tämä työ ei olisi ollut mahdollista ilman omia MuseumPlussan pääkäyttäjiämme Johanna Heliniä ja Siina Hälikkää. Lisäksi tarvittiin parin muunkin kollegan panosta.

Saamme 1800-luvun aineistoja kokoelmiimme edelleen silloin tällöin. Syyskuun lopussa meille lahjoitettiin kahdeksan taiteilija Fanny Churbergin (1845–1892) kirjettä vuosilta 1871–1872. Kohdistamme tänä ja ensi vuonna uuden luetteloinnin tällaisiin aikaisemmin luetteloimattomiin 1800-luvun kirjeisiin. Toimitamme myös vanhoja, MuseumPlussasta puuttuvia word-muotoisia arkistoluetteloita CoColle tämän syksyn kuluessa.

CoCo-projekti on mitä suurimmassa määrin yhteistyöhanke, ja se onkin yksi syy, miksi Kansallisgalleria päätti osallistua siihen kirjemetadatallaan. Haluamme myös vahvistaa digitaalista läsnäoloamme lisäämällä kokoelmien ja kokoelmatiedon saatavuutta ja sitä kautta niiden vaikuttavuutta sekä tukea Kansallisgallerian kokoelmiin kohdistuvaa ja liittyvää tutkimusta.

Odotan innostuneena, mitä kaikkea tietoa meidän kirjeidemme metadata yhdistettynä muiden kulttuuriperintöorganisaatioiden dataan tuottaa ja miten sitä voidaan käyttää niin verkostoanalyysissa kuin tulevaisuuden humanistisessa tutkimuksessa. Olen myös CoCo-tiimin jäsen, ja minulla on jo mielessä pari taidehistorian tutkimukseen liittyvää aihetta.

Kommentoi ja keskustele

Tähdellä * merkityt kentät ovat pakollisia.

Hanna-Leena Paloposki

Uutiset ja puheenaiheet

17.5.2024 - Blogi

The Kalevala – Living Epic Heritage

16.5.2024 - Uutiset 2

SKS:n vastaajaverkosto esittäytyy: Jorma Aaltoselle mieluisia kirjoitusaiheita ovat mökkeily ja kasvit

8.5.2024 - Blogi

Miksi keräämme muistitietoa syntymäpäivistä?