Tietosuojaseloste lähipiirirekisterille

Suomalaisen Kirjallisuuden Seura ry:n lähipiirirekisteri

1. Yleistä

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Suomalaisen Kirjallisuuden Seura ry (“SKS tai ”rekisterinpitäjä”) käsittelee henkilötietoja. Tietosuojaselostetta sovelletaan rekisterinpitäjän ylläpitämään lähipiirirekisteriin.
Noudatamme kaikessa henkilötietojen käsittelyssä soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojalainsäädännöllä viitataan voimassa olevaan tietosuojalainsäädäntöön, kuten Euroopan unionin yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679) sekä Suomen tietosuojalakiin (5.12.2018/1050). Niitä tietosuojaan liittyviä käsitteitä, joita ei ole määritelty tässä tietosuojaselosteessa, tulkitaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnollisia henkilöitä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista henkilö voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja-asetuksessa on tarkemmin määritelty.
”Lähipiiriin” kuuluminen edellyttää kykyä käyttää määräysvaltaa tai huomattavaa vaikutusvaltaa yhtiön taloutta ja liiketoimintaa koskevassa päätöksenteossa. Määritelmä perustuu kansainvälisiin tilinpäätösstandardeihin.

”Lähipiiritoimella” viitataan lähipiiriin kuuluvalle kohdistuviin taloudellisiin toimiin, kuten palkkoihin ja palkkioihin, apurahoihin, avustuksiin, muuhun taloudelliseen tukeen sekä liiketoimiin lähipiiriin kuuluvan kanssa.

2. Rekisterinpitäjä ja tietosuoja-asioista vastaava

Rekisterinpitäjä: Suomalaisen Kirjallisuuden Seura ry
Y-tunnus: 0200103–1
Osoite: Hallituskatu 1, 00170 Helsinki

Tietosuoja-asioista vastaavan yhteystiedot:
Ilkka Heinänen
Suomalaisen Kirjallisuuden Seura ry
Hallituskatu 1
00170 Helsinki
P. 040 533 5330
ilkka.heinanen@finlit.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Rekisterissä pidetään yllä SKS:n lähipiiriin kuuluvia oikeus- ja luonnollisia henkilöitä koskevia tietoja. Rekisterin ylläpitämisen ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on lähipiiriliiketoimien seuranta ja kirjanpitoasetuksen (KPA 2:7b §) mukainen esittäminen tilinpäätöksessä.

Lähipiirirekisterin tarkoituksena on lähipiiriliiketoimien luotettavan seurannan mahdollistaminen. Tilinpäätöksen laatimisen yhteydessä yhdistyksellä tulee olla valmius selvittää mm. tilintarkastajalle, keitä yhdistyksen lähipiiriin kuuluu, mihin lähipiirisuhteet perustuvat sekä millaisia liiketoimia yhdistyksen ja sen lähipiirin välillä on tehty.

Lähipiirirekisteriin kerättyjä tietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

  • lakisääteisten velvollisuuksien hoitaminen (esim. kirjanpitoon ja verotukseen liittyvät toimet) ja raportointivelvollisuuksien hoitaminen
  • sisäinen raportointi ja muut hallinnolliset toimenpiteet sekä toiminnan suunnittelu
  • mahdollinen oikeudenkäynti- ja viranomaismenettelyiden hoitaminen
  • väärinkäytösten estäminen ja niiden tutkinta

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Kun käsittelemme henkilötietoja perustuen oikeutettuun etuun, arviomme käsittelyn hyödyt ja mahdolliset haitat rekisteröidylle ja olemme arvioineet, että rekisteröityjen oikeudet ja edut eivät syrjäytä oikeutettua etua. Annamme pyynnöstä lisätietoja oikeutettuun etuun perustuvasta henkilötietojen käsittelystä.

Kun käsittelemme henkilötietoja lainsäädännön vaatimusten noudattamiseksi tai tiettyjen raportointivelvoitteidemme hoitamiseksi, käsittelyn oikeusperusteena on ensisijaisesti lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

4. Käsiteltävät henkilötiedot ja tietolähteet

SKS:n lähipiirin muodostavat SKS:n valtuuskunnan puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja, SKS:n hallitus ja johtoryhmä sekä FILI:n neuvottelukunta sekä Aleksis Kiven rahaston palkintolautakunta. Lähipiiriin kuuluvat myös edellä mainittujen henkilöiden perheenjäsenet ja muut lähisukulaiset. Perheenjäsenellä tarkoitetaan aviopuolisoa ja avopuolisoa, omaa ja puolison lasta ja tämän puolisoa ja jälkeläistä. SKS kerää seuraavat tiedot sen lähipiiriin kuuluvista ja heidän perheenjäsenistään:

  • nimi ja syntymäaika
  • taustayhteisö ja taustayhteisön y-tunnus,
  • tieto niistä yhteisöistä y-tunnuksineen, joissa käyttää tosiasiallista määräysvaltaa.
  • tieto lähipiiritoimista

Keräämme henkilötietoja suoraan rekisteröidyltä vuosittain SKS:n lähipiiriin kuuluville henkilöille lähetettävällä sähköisellä lomakkeella. Perheenjäsenten tiedot saamme lähipiiriin kuuluvilta.

Kerättävät tiedot merkitään rekisteriin, jota käytetään ainoastaan lähipiiritoimien seuraamiseen. Lähipiiriin kuuluvien henkilöillä on ilmoitusvelvollisuus omista, tai mahdollisista poikkeavista lähipiiritoimista.

Tilinpäätöksen liitetiedoissa ilmoitetaan lähipiiritoiminnasta lähipiirisuhteen luonne, kuvaus toimesta tai taloudellisesta edusta sekä toimen tai taloudellisen edun raha-arvo. Mahdolliset lähipiirin kanssa tehdyt tavanomaisesta poikkeavat toimet kirjataan ylös ja niistä raportoidaan SKS:n hallitukselle kerran vuodessa ennen tilinpäätöksen hyväksymistä.

Lähipiiriohje ja sen mahdolliset päivitykset hyväksytään SKS:n hallituksessa.

5. Henkilötietojen säilyttäminen

SKS käsittelee lähipiirirekisterin henkilötietoja 10 vuotta sen tilikauden päättymisen jälkeen, johon ne liittyvät. Käyttötarkoituksen päättymisen jälkeen henkilötiedot poistetaan tai muutetaan anonyymeiksi kohtuullisessa ajassa.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen säilytyskäytännöistä.

6. Henkilötietojen vastaanottajat

SKS ilmoittaa Patentti- ja Rekisterihallitukseen tilinpäätöksen liitetiedoissa lähipiirisuhteen luonteen, kuvauksen lähipiiritoimesta tai taloudellisesta edusta sekä toimen tai taloudellisen edun raha-arvon. SKS ei luovuta muissa tapaukissa lähipiirirekisterin tietoja kolmansille osapuolille.

Henkilötietoja voidaan lisäksi luovuttaa kolmansille tahoille lainsäädännön tai viranomaisen velvoittamissa tilanteissa taikka väärinkäytösten selvittämiseksi, sekä turvallisuuden varmistamiseksi. Lisäksi henkilötietoja voidaan joutua luovuttamaan oikeudenkäyntien tai vastaavien oikeudellisten menettelyiden yhteydessä.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen vastaanottajista.

7. Henkilötietojen siirtäminen Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Käsittelemme henkilötietoja Euroopan talousalueen sisällä.

8. Henkilötietojen suojaus

Tietoturva ja henkilötietojen suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia henkilötietojen suojaamiseksi. SKS:n lähipiirirekisteri on ainoastaan sähköisessä muodossa. Tiedot ovat palvelimella, ja ne on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Vain erikseen nimetyillä henkilöillä on pääsy rekisteriin.

9. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet omiin henkilötietoihinsa. Oikeuksien soveltaminen kussakin yksittäistilanteessa riippuu kuitenkin henkilötietojen käyttötarkoituksesta sekä -tilanteesta.

  • Oikeus päästä henkilötietoihin. Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja sekä muut tietosuojalainsäädännön mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä. Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös henkilötiedoista.
  • Oikeus henkilötietojen oikaisuun. Rekisteröidyllä on tietyin rajoituksin oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista tai poistamista.
  • Oikeus henkilötietojen poistamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti pyytää henkilötietojensa poistamista. Pyynnöstä poistamme henkilötiedot, ellei lainsäädäntö, taikka jokin muu tietosuojalainsäädännön mukainen soveltuva poikkeusperuste edellytä meitä säilyttämään henkilötietoja.
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen. Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus pyytää tietyissä tilanteissa henkilötietojen käsittelyn rajoittamista.
  • Oikeus henkilötietojen siirtämiseen. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Siirto-oikeus koskee lähtökohtaisesti sellaisia henkilötietoja, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja joiden käsittelyn perusteena on rekisteröidyn suostumus tai sopimus, ja/tai joiden osalta käsittely suoritetaan automaattisesti.
  • Oikeus käsittelyn vastustamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti vastustaa oikeutettuihin etuihin perustuvaa henkilötietojen käsittelyä, mukaan lukien profilointia. Voimme kieltäytyä pyynnöstä, jos käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän taikka kolmannen tahon pakottavien ja oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Rekisteröidyllä on kuitenkin aina oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin ja suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin.
  • Oikeus peruuttaa suostumus. Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus häntä koskevien henkilötietojen käsittelyyn. Suostumuksen peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

Oikeuksien käyttäminen

Toivomme, että olet yhteydessä meihin, jos sinulla herää kysymyksiä henkilötietojesi käsittelyyn liittyen.

Voit lähettää rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön kirjeitse tai sähköpostitse käyttämällä tässä tietosuojaselosteessa mainittuja yhteystietoja.

Pyynnön esittäjän henkilöllisyys tarkistetaan tarvittaessa ennen pyynnön käsittelemistä. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien. Jos pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan erikseen.

10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsääsäädännön vastaisesti.

Suomen tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löydät täältä.

11. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan joutua muuttamaan ajoittain. Muutokset voivat perustua myös tietosuojalainsäädännön muuttumiseen. Kehotammekin säännöllisesti tarkistamaan tietosuojaselosteen muutosten havaitsemiseksi. Uusin versio on saatavilla verkkosivuillamme.